Assistante adminastrive et commerciale

Mission Principale :


Assurer le support administratif et commercial de l'entreprise en coordonnant les activités de gestion et de vente, et en garantissant une organisation optimale. Contribuer à l'efficacité de l'entreprise par une gestion rigoureuse des tâches administratives et une assistance proactive aux équipes commerciales.


Responsabilités :

1. Support Administratif :

- Gérer l'agenda des membres de la direction et organiser les réunions.

- Préparer et suivre les dossiers administratifs.

- Assurer le suivi RH (fiches de salaire.

- Assurer la gestion des courriers, e-mails et appels téléphoniques.

- Assurer l'accueil des visiteurs, la préparation des salles de réunion.

- Gérer les fournitures de bureau et les relations avec les prestataires de services.


2. Support Commercial :

- Assister l'équipe commerciale dans la préparation des offres et des contrats.

- Suivre les commandes clients depuis la réception jusqu'à la livraison.

- Gérer la base de données clients et assurer la mise à jour régulière des informations.

- Participer à l'organisation des événements commerciaux et des salons professionnels.

- Répondre aux e-mails et demandes des clients de manière professionnelle et en temps opportun.

- Assurer le suivi des demandes clients pour garantir leur satisfaction.

- Sourcing des packagings : identifier et sélectionner les fournisseurs de packaging.

- Cotation et négociation des prix : obtenir des devis et négocier les tarifs des fournisseurs et transporteurs.

- Gestion des transports : organiser et suivre les expéditions des produits.


3. Gestion de la Documentation :

- Classer et archiver les documents administratifs et commerciaux.

- Rédiger les comptes rendus de réunions et les rapports mensuels.

- Assurer la conformité des documents aux procédures internes et réglementations en vigueur.


4. Coordination et Communication :

- Faciliter la communication interne entre les différents départements.

- Organiser et coordonner les déplacements professionnels des équipes.

- Jouer un rôle d'interface entre l'entreprise et ses partenaires extérieurs.


5. Facturation et Suivi des Paiements :

- Établir et envoyer les factures aux clients.

- Suivre les paiements et gérer les relances en cas de retard.

- Assurer la gestion et le suivi des comptes clients et fournisseurs.


6. Suivi et Reporting :

- Suivre les indicateurs de performance et préparer les tableaux de bord pour la direction.

- Assurer le suivi des budgets administratifs et commerciaux.

- Préparer les présentations pour les réunions de direction et les rapports de fin d'année.

- Créer et maintenir une base de données des sous-traitants et assurer le suivi de cette base.


Compétences Requises :

- Techniques :

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

- Connaissance des logiciels de gestion commerciale et administrative.

- Compétences en gestion de base de données et en CRM.


- Soft Skills :

- Excellente organisation et gestion du temps.

- Rigueur et attention aux détails.

- Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités.

- Excellentes compétences en communication orale et écrite.

- Sens du service et orientation client.



Qualifications :

- Diplôme en Administration, Gestion Commerciale, ou domaine connexe.

- Minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire.

- Expérience avérée en gestion administrative et commerciale.

- Connaissance des procédures administratives et commerciales.


Salaire

Selon profil


Poste

35 heures

CDI



Localisation

Brie Comte Robert (77)