Assistant administratif et commercial

Le poste

ASSISTANT ADMINISTRATIF et COMMERCIAL(F/H) -



Rattaché(e) directement à la dirigeante, il/elle aura comme objectif de l'assister sur tous les sujets administratifs, RH, Relations clients, Services Généraux et Qualité Projets, afin de faciliter la réalisation de ses missions, ainsi que celles des chefs de projets.





Les missions (non limitatives) seront les suivantes :



Gestion administrative



Gérer les appels téléphoniques, les courriers et les e-mails (réponses ou redirection en fonction des sujets).

Assister la Directrice dans l'organisation de son agenda, de ses réunions.

Gérer la logistique des déplacements de la directrice et de l'équipe : achat de billets de train, réservation d'hôtel, ...

Coordonner les informations entre les clients, les fournisseurs, la Direction et l'équipe

Rédiger des courriers et des comptes-rendus

Numériser, classer et archiver des documents

Réaliser des tableaux de bord sur le suivi de l'activité de l'entreprise





Assistanat commercial



Gérer les contrats de prestations (pré-remplir et faire signer les contrats avec les sous-traitants)

Réceptionner les bons de commandes des clients

Etablir la facturation client

Suivre les impayés et relancer les clients (avec l'aide de l'équipe)





Gestion des Services généraux



Etre l'interlocuteur(trice) auprès des Banques et des Assurances

Contrôler et suivre les frais et dépenses générales

Gérer le stock de consommables, négocier les prix et effectuer les commandes

Gérer la relation avec les prestations de téléphonie, de copieurs et d'informatique

S'assurer du bon état des véhicules de service : entretien, contrôle technique, assurances

Commander les Equipements de Protection Individuelle (EPI) et en faire le suivi





Gestion RH



Vérifier les notes de frais et procéder au paiement

Mettre à jour le registre du personnel

Suivre les absences et congés des salariés

Suivre les visites médicales des salariés

Envoyer tous les éléments variables (congés, absences, primes, ...) à la comptable pour la préparation des paies





Assistanat Qualité Projets



Mettre en forme des documents liés aux projets de la société

Vérifier les documents pour le maintien de la certification Qualiopi

Mettre à jour la base documentaire

Mettre en place et suivre les indicateurs de l'activité (CA, nb d'interventions, retour clients...)

Le candidat Vous avez idéalement une formation Bac+2/Bac+3 type BTS gestion PME ou BTS MCO ou BUT Gestion administrative et commerciale, mais vous avez surtout du bon sens, une très bonne capacité d'organisation, une forte aptitude à passer d'un sujet à l'autre avec efficacité et une expérience professionnelle réussie d'au moins 3 ans à un poste d'assistanat de direction administrative et/ou commerciale.



Vous devez maîtriser le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et être à l'aise avec l'outil informatique au sens large, pour comprendre rapidement les besoins de chacun et vous adapter aux logiciels de gestion (CRM, notes de frais...).



Vous avez une excellente expression orale et écrite pour être en mesure de répondre à toutes demandes de clients, qui occupent souvent des postes de direction.



Vous savez gérer les priorités et arbitrer entre les différentes injonctions et urgences avec efficacité, diplomatie et sérénité.



Vous êtes rigoureux(se), fiable, disponible et savez faire preuve de discrétion et de confidentialité, quand c'est nécessaire.



Si vous avez déjà travaillé sur des certifications MASE et Qualiopi, ce serait l'idéal.



Enfin, vous communiquez facilement, spontanément, ayant à coeur de fluidifier les échanges en interne (comme en externe bien sûr), et d'être la pierre angulaire de l'esprit d'équipe de Worksafe, capable de dire le mot qui va bien ou d'avoir la petite attention qui fera plaisir à tout le monde... et vous aimez cette posture de soutien et de souffle positif!





Il est proposé :



- le TITRE DE POSTE d'ASSISTANT ADMINISTRATIF et COMMERCIAL (F/H),

- un contrat (CDI), 39h

- un statut (agent de maîtrise),

- une rémunération de 27-30keuros selon profil, avec possibilité d'évolution en fonction de l'atteinte des objectifs

- et surtout un véritable challenge : celui de participer directement et activement au développement ambitieux d'un cabinet reconnu au niveau national, qui vous permettra beaucoup d'autonomie et une communication simple et directe au quotidien avec la direction.


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