Description du poste :
1. Préparation et suivi de la facturation des honoraires - environ une 100aine / mois (lettres de couverture, narratifs, factures, annexes), y compris des E-Billings : 1.1. Création et suivi hebdomadaire du WIP de chaque associé et reporting quotidien
1.2. Analyse de CA mensuel vs N-1, par dossier et par intervenant
1.3. Rédaction, modification manuelle et mise en page du détail des diligences (plusieurs pages)
1.4. Vérification des temps saisis par les associés et les collaborateurs (vérification des taux appliqués dans chaque dossier, des remises effectuées, des avoirs ou provisions en cours) et analyse du temps passé
1.5. Gestion, suivi et saisie des notes de frais et de débours (distinction précise entre frais et débours à connaître)
1.6. Élaboration des factures en France, UE et à l'étranger (connaissance des règles relatives à la TVA), des demandes de provisions d'honoraires et des avoirs
1.7. Envoi par mail, courrier et/ou DHL des éléments de facturation, classement et archivage
2. Saisie des encaissements, suivi des règlements, des recouvrements et remerciements aux clients
3. Suivi de l'affacturage
4. Création hebdomadaire d'un tableau des impayés, suivi et relances à émettre (monitoring des échéances de règlement)
5. Suivi des lettres d'engagement / conventions d'honoraires (évolution des taux / avocat)
6. Suivi comptable mensuel (envoi des éléments au cabinet comptable pour la DES, des factures de ventes et suivi des imputations de frais et débours, calcul du CA soumis et non soumis à TVA, analyse de la ventilation des débours) ; réconciliation bancaire, réponse aux CAC
7. Contrôle de gestion : 7.1. Analyse de CA mensuel vs N-1, par dossier et par intervenant
7.2. Analyse du temps passé vs N-1 par intervenant
7.3. Calcul de la profitabilité par dossier, par associé et par intervenant
7.4. Calcul de la rentabilité des dossiers
7.5. Calcul de L'EBR (taux réel de facturation)
7.6. Calcul des W/O par dossier et par intervenant
7.7. Préparation du bilan trimestriel et annuel vs N-1
8. Utilisation de la base de données juridique : SECIB UN +
9. Gestion électronique des documents (GED)
10. Mise à jour des contacts dans la base de données et suivi du respect de la RGPD
11. Coordination a
Description du profil :
Vous justifiez impérativement d'au moins deux ans d'expérience sur un poste similaire idéalement acquise en cabinet d'avocats ou secteur proche et êtes diplômé d'un BAC +2 en comptabilité ou assistanat.
Rigueur, relationnel aisé (travail en équipe sur les mêmes dossiers), réactivité, tenue des délais seront les atouts de votre réussite pour ce poste.
Vous maitrisez les outils bureautiques Word, Excel (analyses statistiques, extractions, macros, TCD), PDF Pro et Outlook.
Votre niveau d'anglais est courant et vous êtes capable d'échanger à l'écrit comme à l'oral.
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