Assistant de direction

Informations générales Organisme de rattachement Ecole Nationale Supérieure d'Architecture de Strasbourg (ENSAS) Référence 2026-2262709 Date de début de diffusion 01/05/2026 Date de parution 01/05/2026 Date de fin de diffusion 30/05/2026 Localisation Strasbourg Date limite de candidature 30/05/2026 Nature du contrat CDD de 3 ans Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Statut du poste Vacant Intitulé du poste Assistant de direction Descriptif de l'employeur "Établissement centenaire et l'une des 21 écoles nationales supérieures d'architecture, l'ENSAS forme des architectes capables d'imaginer et de construire la ville de demain. Son implantation à Strasbourg, au coeur de l'Europe, lui confère un cadre culturel et architectural unique, propice aux échanges internationaux et à une réflexion transfrontalière sur l'urbanisme et l'architecture. Associée à l'Université de Strasbourg, l'ENSAS bénéficie d'un environnement universitaire d'excellence, où la formation se nourrit des dynamiques de la recherche et de l'innovation. Face aux défis contemporains, l'ENSAS se distingue par une approche pluridisciplinaire, de la Licence au Doctorat, intégrant les transformations urbaines, environnementales et sociales. Son enseignement s'appuie sur les laboratoires de recherche AMUP (UR 7309) et ARCHE (UMR 3400), ainsi que sur une forte implication dans des réseaux internationaux explorant des thématiques clés telles que la ville en transition, la ruralité et la mutation du patrimoine. L'internationalisation est au coeur de son projet. L'ENSAS propose deux doubles masters franco-allemands et développe plus de 40 accords d'échanges en Europe et au-delà. Innovante et engagée, elle propose des Masters spécialisés en architecture et archéologie, en urbanisme et aménagement, un parcours en formation continue menant au D.E. d'architecte, et l'HMONP. Chiffres clés : 780 étudiants, 90 enseignants, 45 personnels administratifs et techniques." Descriptif du service "Le service secrétariat et accueil est composé de deux agents. L'assitant de direction est responsable du service et à ce titre encadre l'agent chargé de l'accueil. Le service est placé sous la responsabilité du directeur-adjoint en charge du pilotage des ressources. En contact étroit avec l'ensemble des communautés de l'ENSAS, les agents du service veillent à apporter une réponse adaptée à chacun, à connaitre parfaitement le fonctionnement de l'établissement afin d'orienter au mieux tous les interlocuteurs de l'ENSAS. En tant qu'interlocuteur privilégié de toutes les communautés de l'établissement, son rôle est également d'anticiper, prévenir et alerter la direction de l'établissement afin de contribuer au bon fonctionnement de l'établissement." Description du poste Le service secrétariat et accueil est composé de deux agents. L'assitant de direction est responsable du service et à ce titre encadre l'agent chargé de l'accueil. Le service est placé sous la responsabilité du directeur-adjoint en charge du pilotage des ressources. En contact étroit avec l'ensemble des communautés de l'ENSAS, les agents du service veillent à apporter une réponse adaptée à chacun, à connaitre parfaitement le fonctionnement de l'établissement afin d'orienter au mieux tous les interlocuteurs de l'ENSAS. En tant qu'interlocuteur privilégié de toutes les communautés de l'établissement, son rôle est également d'anticiper, prévenir et alerter la direction de l'établissement afin de contribuer au bon fonctionnement de l'établissement Missions principales : -Assister, conseiller et alerter l'équipe de direction -Gérer les rendez-vous, déplacements, réunions -Gérer le courrier classement, suivi -Gestion des conventions de l'établissement-tous services confondus (formalisation et suivi) -Gérer les frais de bouche (mise en place de marchés annuel, réception des demandes de frais de bouche pour soumission à la direction, contact avec les prestataires, commandes) -Rédiger et mettre à jour les procédures de son périmètre et celles transversales à l'établissement (règlement intérieur, note organisation des temps forts?) -Coordonner l'accueil et de départ d'un agent -Veiller à organiser les repas des personnels (été, fin d'année, voeux?) par l'agent d'accueil -Organiser et suivre le classement informatique des fichiers pour la direction de l'établissement -Assurer le secrétariat courant de l'équipe de direction dont les ordres du jour, la rédaction de relevés de décisions de certaines réunions -Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction -assurer le suivi et le traitement des courriels de la boite courriel direction -Préparation de dossiers : recherche et gestion d'informations, analyse, rédaction, classement et archivage de documents administratifs (ordres du jour, procédures, notes) -Assurer la circulation de l'information entre les différentes instances -Organiser le conseil d'administration -suivre les décisions des instances et assurer la circulation de l'information inter instance -Organise les élections du conseil d'administration de l'ENSAS et du CNESERAC (Conseil national de l'enseignement supérieur et de la recherche artistiques et culturels) -Diffuser l'information en interne sur les sujets identifiés par la direction -Collecter les informations utiles sur l'environnement de l'ENSAS et les évolutions juridiques qui concernent l'établissement La personne recrutée est responsable est responsable du service accueil et secrétariat. A ce titre, elle encadre 1 agent (catégorie C) chargé d'accueil et d'information. En tant que responsable de service, notamment : -de réaliser l'entretien professionnel annuel de l'agent encadré -organiser la continuité du service acceuil Conditions particulières d'exercice "Congés et organisation du temps de travail à organiser de manière anticipée et compatible avec l'activité de l'ENSAS " Descriptif du profil recherché "Titres ou diplômes et expérience requis : Une première expéricence d'assistanat de direction dans la fonction publique est souhaitée à défaut une expérience dans des missions administratives dans la fonction publique Compétences techniques : - Connaissance générale des procédures administratives - Maîtrise des outils informatiques et bureautiques Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint et outils collaboratifs (Expert) - Intérêt pour l'organisation des fichiers et données (pratique) - Techniques de communication - Modes de fonctionnement des administrations publiques - Connaître l'environnement professionnel - Avoir des compétences en informatique : bureautique - Techniques de secrétariat bureautique - Classement et archivage Savoir-faire : - Apporter une réponse personnalisée - Réaliser des synthèses - Rédiger et mettre en forme les documents - Évaluer et hiérarchiser des besoins - Encadrer et animer une équipe - Structurer son travail - Savoir planifier et respecter les délais - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité - Savoir gérer les aléas - S'adapter aux différents interlocuteurs - Filtrer et orienter les informations - Capacité à prioriser - Management Savoir-e?tre : - Sens des relations humaines - Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, internes et externes - Respect de la confidentialité - Discretion - Grand sens de l'organisation - Sens de l'analyse - Sens critique - Sens des responsabilités - Être rigoureux et fiable - Faire preuve de réactivité" Temps plein Oui Informations complémentaires Informations complémentaires "Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur handicapé. Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement." Fondement juridique du recrutement l'article L332-1, 1°, emploi des EPA. Télétravail possible Oui Management Oui Localisation du poste France, Grand Est, Bas Rhin (67) Géolocalisation du poste 6-8 Boulevard du Président-Wilson 67068 STRASBOURG CEDEX Lieu d'affectation (sans géolocalisation) 6-8 Boulevard du Président-Wilson 67068 STRASBOURG CEDEX Critères candidat Niveau d'expérience min. requis Confirmé Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 01/05/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) recrutement@strasbourg.archi.fr Contact 1 recrutement@strasbourg.archi.fr