RESPONSABILITÉS :
En tant qu'adjoint / adjointe, vous serez amené / amenée à réaliser des missions de secrétariat comme l'accueil, la rédaction de comptes-rendus et de la gestion administrative. Des activités dans le domaine financier et comptable vous seront également confiées. Certaines activités de secrétariat seront également destinées à soutenir la Direction des Affaires Financières.
Activités principales :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Accueillir et faciliter l'installation des nouveaux employés à leurs postes de travail.
• Réceptionner et diffuser le courrier.
• Effectuer divers travaux de secrétariat : organiser des réunions dans les agendas sur demande des cadres, rédiger ou mettre en forme divers documents tels que comptes-rendus de réunion, présentations PowerPoint, organigrammes, et procédures.
• Gestion électronique des documents (GARGANTUA)
• Gérer l'archivage par l'organisation du tri, du classement et du rangement.
• Organiser, ajouter et mettre à jour le contenu de l'intranet.
• Recenser les besoins financiers au sein de la DAF et de l'AC, y compris les fournitures de bureau : demander des devis aux fournisseurs, émettre des demandes de bons de commande et en assurer le suivi.
• Soutenir les services de l'agence comptable :
• Vérifier et valider les RIB des agents, fournisseurs, et clients.
• Contrôler et viser les états liquidatifs (missions).
• Contrôler et enregistrer les demandes de remboursement à l'agent.
• Contrôler et enregistrer les demandes de remboursement des inscriptions étudiantes.
• Surveiller la santé financière des clients via le BODACC et fournir une aide administrative au recouvrement contentieux (mise sous pli, formulaire FICOBA à compléter, etc.).
PROFIL RECHERCHÉ :
Titulaire d'un BEP ou BAC, vous avez une expérience significative sur des missions similaires.
SAVOIR ÊTRE
• Posséder de solides qualités relationnelles.
• S'exprimer clairement à l'oral et à l'écrit.
• Faire preuve de curiosité et d'adaptabilité.
• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
• Être force de proposition.
SAVOIR FAIRE
• La maîtrise du progiciel SIFAC (SAP) serait un atout.
• Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et délais contraints.
• Maîtriser l'environnement bureautique : Word, Excel, PowerPoint, etc.
• Travailler en équipe, savoir rendre compte, et travailler avec rigueur.
• Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie.
• Savoir rédiger et mettre en forme un document.
• La connaissance de l'environnement de la recherche et de l'enseignement supérieur, ainsi que leur organisation et fonctionnement serait un plus.
• Une connaissance des règles de la comptabilité publique (GBCP) serait appréciée.
Conditions de travail :
📝 Poste ouvert aux agents titulaires (détachement / mutation) et aux agents contractuels (CDD de 12 mois renouvelable)
📆 A pourvoir à partir du 1er octobre 2025
🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
📍 Poste basé sur le site de Cergy
🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
🩺 Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
🎓 Politique de formation interne développée
🏢 Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)
🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.
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