Assistant de direction f/h

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Labellisé « campus d’excellence », l’Université de Bordeaux se positionne parmi les plus grandes universités européennes.
La Direction des Systèmes d’Information (DSI) est un acteur essentiel de cette excellence. Animée par une forte culture de l’innovation, les différentes équipes de la DSI accompagnent au quotidien les projets numériques et audiovisuels pour offrir des solutions adaptées, évolutives et imaginer les services de demain.

Votre mission

Au sein du bureau Gestion Administrative, Financière et Logistique, vous réalisez, en tant qu’Assistant de direction (F/H), des actes administratifs dans le respect des techniques et des procédures applicables à votre domaine.

Activités principales

1. Vous assurez l’accueil (physique, téléphonique, réception des livraisons).

2. Vous gérez le planning du Directeur et de son adjoint.

3. Vous prenez en charge le secrétariat (rédaction des notes, comptes rendus et courriers administratifs).

4. Vous programmez et organisez les réunions ainsi que les demandes de rendez-vous, internes ou externes.

5. Vous assurez le suivi de l’entretien des locaux (nettoyage, demandes d’interventions, remises en état, gestion du mobilier) et du parc automobile de la DSI (6 véhicules).

6. Vous programmez et animez les événements organisés par la DSI (séminaires, accueil des nouveaux arrivants, commandes de café et plateaux repas).

7. Vous gérez les accès au bâtiment (délivrance de badges, création et prolongation des identités numériques).

Contraintes particulières liées au poste

8. Contraintes liées aux calendriers et agendas.

9. Télétravail restreint ou inexistant selon les périodes.

Vos atouts / Vos talents

Niveau d’études Vous êtes titulaire d’un baccalauréat.

Domaine de formation souhaité Votre formation est idéalement orientée vers la gestion comptable, le droit ou l’administration.

Connaissances requises

10. Vous possédez des connaissances générales en gestion administrative et financière.

11. Vous maîtrisez les modes de fonctionnement des administrations publiques.

12. Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique.

13. Vous utilisez couramment les outils informatiques (Zimbra, gestion et réservation de ressources).

Compétences opérationnelles

14. Vous appliquez les dispositions réglementaires en vigueur.

15. Vous utilisez les techniques de rédaction administrative.

16. Vous gérez votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.

17. Vous prenez en compte les demandes et y répondez de manière appropriée.

18. Vous travaillez efficacement en équipe.

Compétences comportementales

19. Vous faites preuve de qualités relationnelles et de communication.

20. Vous êtes rigoureux(se) et fiable.

21. Vous avez le sens de la confidentialité.

Plus d'informations:

Basé à Gradignan - accès bus ligne 10 (arrêt Village 6 IUT), bus, vélo.

CDD de 12 mois à mi-temps

Salaire mensuel brut : entre 1 000 à 1 178 € pour une quotité de travail à 50% (selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux)

Avantages liés au poste :

22. Forfait de congés annuels dès la première année au prorata de votre temps de travail

23. Télétravail possible à définir au regard des nécessités du service

24. Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

25. Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

26. Restauration subventionnée

27. Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels

28. Parcours d’accueil et formations