Le Service Technique, Sécurité et Prévention recrute son/sa Responsable du pôle administratif, de l'accueil et du standard.Rattaché(e) au Directeur du service, vous assurez le bon fonctionnement administratif du service technique tout en encadrant et animant les équipes d'accueil et de standard, véritables points de contact essentiels pour l'établissement.
Vos missions principales 1. Management du pôle accueil et standard (mission principale) Encadrer, animer et accompagner les équipes d'accueil et de standard (suivi quotidien, entretiens, coordination).
Organiser les plannings, les remplacements et assurer la continuité du service.
Garantir la qualité de l'accueil téléphonique et physique : professionnalisme, réactivité et convivialité.
Définir et suivre des indicateurs de satisfaction et de performance du service rendu aux usagers et partenaires.
Favoriser la montée en compétences des agents et impulser une dynamique d'équipe positive et collaborative.
Veiller à la transmission fluide des informations entre les différents services et la direction.
Être force de proposition pour améliorer les procédures et outils liés à l'accueil et au standard.
2. Appui administratif au service technique En collaboration directe avec le Directeur du service, vous assurez la bonne exécution des tâches administratives courantes :
Gestion du courrier entrant et sortant.
Gestion des clés de l'établissement : remise, retour, reproduction.
Rédaction et suivi des bons de commande.
Suivi des achats, bons de livraison, factures et commandes de fournitures.
Suivi administratif des dossiers techniques : contrats, permis de construire, registres de sécurité, etc.
Gestion administrative des demandes d'études travaux : réception, classement, suivi.
Gestion, suivi et mise à jour des procédures inter-services.
Gestion des accidents du travail : recensement, suivi et tenue d'un tableau de bord.
Organisation et accueil des nouveaux entrants, gestion de la dotation des vêtements de travail pour l'ensemble des équipes.
Gestion de la flotte de véhicules : entretiens, dépannages, formalités administratives.
Suivi logistique et administratif des formations (en lien avec la chargée de formation).
Élaboration et mise à jour de tableaux de bord (travaux, sécurité, téléphonie, réparations, véhicules.).
Classement, archivage et mise à jour des dossiers physiques et numériques.
Déclaration et suivi des sinistres auprès des assurances.
Rédaction de courriers, notes et comptes rendus.
Mise à jour des annuaires internes et gestion des archives du service.
Ce que nous proposons CDD de 6 mois à temps plein
Statut : cadre Reprise de l'ancienneté dans le calcul de la rémunération.
Prime de présentéisme.
Restaurant d'entreprise (2,92 € le repas).
Accès gratuit aux infrastructures sportives (piscine, salle de musculation, gymnase).
Vélos de service, mutuelle familiale, prévoyance.
Micro-crèche d'entreprise et CSE actif.
Formations régulières pour accompagner votre parcours professionnel.Compétences managériales
Expérience confirmée en encadrement d'équipes dans un service d'accueil, administratif ou support. Sens de la communication, du collectif et de la valorisation des collaborateurs. Capacité à instaurer un climat de travail bienveillant et efficace, axé sur la qualité de service. Organisation, rigueur et exemplarité dans la gestion quotidienne.
Compétences techniques et administratives
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Adobe Acrobat, messagerie, espaces collaboratifs). Utilisation de logiciels métiers (Yooz, Coswin GMAO, Alcatel, Octime.). Solides capacités d'organisation, de priorisation et de suivi administratif. Discrétion, autonomie et sens du service public ou collectif.
Formation et expérience
Formation Bac +2 minimum dans les domaines administratif, gestion ou technique. Expérience professionnelle d'au moins 5 ans sur un poste administratif, avec une dimension managériale confirmée.
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