Sous l'autorité du responsable du pôle, vous apportez une assistance administrative au service en termes d'organisation générale, d'accueil, de coordination, de planification et du suivi des projets. Vos missions s'articuleront autour des axes suivants :
Assistance du responsable de pôle & des chefs de projet :Gérer les agendas et organiser les réunions
Rédiger des comptes-rendus à partir de prises de notes ou des documents transmis
Rédiger des courriers techniques (Ordres de Service (OS), lettres de mise en demeure, fiche suivi de Garantie de Parfait Achèvement (GPA), etc.)
Mise en forme de documents et diffusion
Programmer les revues de processus
Participer à la mise en oeuvre et à l'actualisation des procédures
Assistance au suivi des projets du pôle :
Créer et mettre à jour des outils de suivi budgétaire et calendaires des projets
Veiller et alerter sur les échéances relatives au projet suivi (délibérations, notifications des marchés, suivi et envoi des bons de commandes, etc) en lien avec les services Marchés et Budget Fnances de la DAF
Constituer des dossiers et documents divers en fonction de l'avancement du projet (récupération des données et documents, compilation, réalisation de supports de présentation et reporting (concours MOE, GVT, comité de pilotage, comité technique etc.)
Organiser le transfert des données du projet aux Pôles Patrimoine de la DSPAT et à la DAEELE
Préparation de bilans d'activité
Accueil physique et téléphonique et travaux de secrétariat :
Réceptionner les appels téléphoniques et les traiter ou s'assurer de leur traitement
Classement et archivage de documents
Suivi et enregistrement du courrier le cas échéant /retour signatures
Remplacement en cas d'absence d'une ou des assistantes au sein du Pôle (courrier, prise des appels téléphoniques, etc).
Intègre à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement :
Respecte les directives et procédures en matière d'Hygiène-Sécurité, Environnement et Qualité,
Communique à sa hiérarchie les anomalies rencontrées et les risques engendrés, et participe à leur résolution,
Contribue aux actions collectives visant l'amélioration des conditions de travail : évaluation des risques, prérequis techniques, établissement de guides
Agit dans son travail en recherchant la sécurité pour tous, la satisfaction des partenaires du BATI, la réduction de nos impacts environnementaux.
Assurer les permanences du secrétariat par roulement en cas d'absence de l'assistante du département et/ou en relai des assistantes MANU/Nant'il
Missions transversales : commande de fournitures, distribution des tickets restaurants, relais d'informations, participation à des groupes de travail (ex : archivage, changement de la messagerie)
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