Assistant administratif - ehpad h/f

L'Association Hospitalière Sainte-Marie

6000 collaborateurs répartis sur 8 départements, leader dans la prise en charge psychiatrique et médico-sociale en France.
Les Établissements Sainte-Marie Puy-de-Dôme - Allier comprennent :
* Un centre hospitalier
* Six établissements médico-sociaux


Nous assurons une mission de service public en santé mentale et intervenons auprès de :
* Personnes en situation de souffrance psychique
* Personnes en situation de handicap
* Personnes de grand âge


Avantages :
* CSE
* Reprise d'ancienneté
* Parking gratuit
* CET
* Prime annuelle L'EHPAD La Miséricorde, basé à Pérignat-lès-Sarliève, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en CDI à temps plein (100 %).
Missions principales
1. Relations résidents et familles (sur la dimension hébergement)
- Assurer l'accueil, physique et téléphonique des familles ou des résidents et promouvoir l'EHPAD ;
- Organiser les plannings de rendez-vous avec les familles pour les visites et les admissions ;
- Réaliser les visites de l'établissement ;
- Gérer les demandes d'admission sur ViaTrajectoire : réception des demandes, vérification
- Réaliser l'état des lieux de la chambre et l'inventaire du trousseau à l'admission ;
- Aider à l'installation et à la personnalisation de la chambre, présenter le personnel ;
- Traiter les courriers spécifiques liés aux résidents (notaire, succession)
2. Gestion administrative
- Suivi facturation en collaboration avec les services comptables du CH Sainte-Marie ;
- Gérer les commandes des repas ;
- Assurer le suivi administratif des situations particulières (succession, départ, régularisation) ;
- Établir les attestations fiscales annuelles à destination des familles ;
- Assurer le suivi de l'affichage obligatoire ;
- Assurer le suivi des contrats de maintenance et organiser les rendez-vous de contrôle ;
- Assurer le suivi des tenues professionnelles ;
- Gérer les mandats de prélèvements SEPA des résidents sur le logiciel TITAN
- Déclaration des loyers dans le logiciel CAF
- Transmission mensuelle des mouvements à la CPAM par télé-service
- Produire les reportings demandés par la Direction et les partenaires institutionnels
- Numérisation des factures fournisseurs pour transmission sur SERENSIA
- Assurer le dépôt des chèques en banque
- Transmettre les arrêts de travail et les contrats signés via NETEXPLORER
- Commander les produits d'entretien et assurer le suivi des besoins de l'établissement
- Suivi des APA et AIDE SOCIALE (transmission des éléments aux différents CD)
3. Secrétariat / accueil
- En cas de besoin, garantir la continuité de l'accueil et du secrétariat en l'absence de la titulaire du poste ;
- Orienter les interlocuteurs et transmettre les informations aux services concernés ;
- Rédiger, saisir, traiter et envoyer les courriers administratifs ;
- Assurer les prises de rendez-vous de la Direction ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents dans le respect des procédures en vigueur ;