Votre mission
Rattaché(e) à la Direction administrative et financière, vos missions sont :
1. Garantir la bonne contractualisation et l'administration des ventes
● Gérer et faire évoluer les contrats types et documents juridiques
● Industrialiser et sécuriser le processus de contractualisation et signature
● Gérer le système de cautions
● Vérifier la complétude des dossiers et effectuer les relances nécessaires
● Assurer le bon archivage de l'ensemble des dossiers clients
● Garantir la bonne exécution du contrat par le client (encaissement des chèques, gestion des cautions)
● Créer les procédures et documents types manquants
● Valider les primes de ventes des commerciaux
● Valider les facturations spéciales (accueil occasionnel heures sup Babily, régularisations, STC,facturation de reservation, etc.)
2. Améliorer en continu la satisfaction client sur le volet administratif
● Réduire le temps de réponse (objectif par ex : passage de 48h à 24h) et la qualité de réponse aux tickets administratifs
● Améliorer le note administrative des enquêtes clients (par ex de 8,3)
● Organiser le reporting mensuel de qualité de service aux clients
3. Prévenir et gérer personnellement les incidents familles à risque
● Identifier proactivement les situations sensibles
● Être le contact principal pour les réclamations critiques
● Coordonner avec les autres services pour les cas complexes
● Gérer l'opérationnel pour assurer la continuité de service de Microstars
4. Piloter et industrialiser l'administration client
● Gérer les interfaces clients :
○ Gérer les changements de RIB et problèmes GoCardless
○ Gérer les transmissions de factures à la CAF et débloquer les anomalies
● Améliorer les process existants pour gagner en efficacité
● Transmettre les éléments validés à la comptabilité
5. Piloter la campagne annuelle de réinscription (Mars-Juin)
● Définir et piloter la stratégie de communication aux familles
● Organiser le recueil efficace des besoins
● Préparer et soumettre les dossiers en commission d'attribution
● Assurer le suivi personnalisé pour maximiser le taux de réinscription
● Gérer les réinscriptions administratives (dossiers complets + cautions)
Relations transversales
● Avec le commercial : Valider ou refuser les demandes commerciales selon les règles établies
● Avec les opérations : Donner les instructions opérationnelles aux coordinatrices
● Avec la comptabilité : Transmettre les éléments validés pour facturation
● Excellence relationnelle avec les familles (téléphone/mail)
● Capacité à gérer des volumes importants de dossiers avec rigueur (700 familles sur 44 établissements)
● Maîtrise des outils bureautiques et CRM (notamment Pipedrive)
● Esprit d'amélioration continue et d'industrialisation
● Savoir dire non quand nécessaire avec diplomatie
● Organisation et anticipation exemplaires
Points d'attention
● Poste opérationnel : vous traitez directement les dossiers
● Poste stratégique combinant vision processus et terrain
● Beaucoup de relationnel avec les familles dans le secteur des micro-crèches
● Pics d'activité importants lors des réinscriptions
● Nécessite rigueur et organisation
● Rôle clé dans la transformation et l'industrialisation de l'ADV
Votre profil
Pour ce poste, vous disposez d'une expérience de minimum 5 ans sur un même type de poste.
Rémunération : 40 à 45 K€ sur 12 mois
Poste à pourvoir immédiatement
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