Assistant administratif du service politique de la ville (h/f)

Vous assurez le secrétariat du service Politique de la ville à travers les missions suivantes :
- organiser les instances partenariales du Nouveau Programme de Renouvellement Urbain (NPNRU) et du Contrat de Ville Métropolitain,
- tenir le tableau des instances, anticiper le montage des réunions préparatoires en lien avec les équipes projet et les chargés de mission,
- rédiger les « save the date » et tenir le tableau de réponse des participants,
- assurer la logistique des réunions (réservation de salle, accueil, matériel…),
- préparer les documents, invitations et feuille de présence,
- assurer la mise en forme des notes, gérer le chrono arrivée/départ des courriers et notes en lien avec l'assistante de direction.

Vous assurez par ailleurs des missions d'appui administratif pour les chargés de mission, à savoir :
- apporter un appui dans la rédaction des délibérations et des documents de présentation en commission,
- élaborer les conventions avec les bénéficiaires (recueil des dossiers projet, vérification des coordonnées, pièces administratives et éléments financiers, relance si nécessaire),
- tenir les tableaux de bord de suivi des appels à projet (message d'information aux équipes projet, recueil des intentions de projet, inscription des éléments administratif et financier, établir les vérifications et alertes nécessaires pour le chargé de mission),
- renseigner les équipes projets et les bénéficiaires (associations, partenaires bailleurs …) sur les modalités des appels à projet,
- assurer les interfaces avec la direction ressources sur les aspects administratifs et financiers
- appuyer les chargés de mission pour le bilan des appels à projet (recueil des pièces, relance des bénéficiaires, suivi des réalisations, synthèse des bilans par projet).

Vous fonctionnez en binôme avec l'assistante de direction pour garantir une bonne circulation de l'information au sein de la direction et assurer le suivi des notes et dossiers importants de la direction. Une complémentarité dans la prise de congés et des journées de télétravail est attendue.