Description de la mission
Activités classiques de fonctionnement dun secrétariat :
1. Agenda, téléphone, accueil, saisie et mise en forme de divers documents (programmes, documentation pédagogique, réponses à appels doffres, courriers, tableaux statistiques, etc.), photocopies, fournitures, classement, archivage, etc.
Accueil et suivi commercial :
2. Relations avec les clients et les prospects, renseignements, orientation, envoi de programmes sur demande, relances téléphoniques ; relecture de brochures de programmes ;
3. constitution administrative et mise en forme des dossiers et devis de réponse aux appels doffres et consultations ;
4. réception et suivi des candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes.
Gestion administrative des clients, des stagiaires et des intervenants :
5. Inscriptions, établissement des conventions de formation, confirmations, convocations ;
6. relation avec les intervenants en appui du (de la) chargé(e) de mission : collecte des programmes et de la documentation pédagogique, confirmations, dossiers administratifs ;
7. suivi de la scolarité et des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes avec les organismes de co-financement ;
8. entretien de la base de données des clients, des prospects et des intervenants.
Support à lorganisation et au suivi des sessions de formation en coordination avec le pôle support :
9. planification, réservation des salles, reprographie, organisation des entretiens de sélections et épreuves finales des cycles diplômants et certifiants ;
10. traitement des évaluations des actions de formation ;
Participer ponctuellement à des projets transverses.
Profil
11. De formation Bac + 2, vous bénéficiez d'une expérience significative réussie sur une fonction similaire, et idéalement dans le secteur de la formation continue ;
12. Connaissance des dispositifs de formation professionnelle.
SAVOIR-ÊTRE
13. Adaptabilité
14. Capacité à communiquer, aisance relationnelle
15. Polyvalence
16. Reporting, capacité à faire remonter linformation sur son activité
17. Sens de l'organisation, rigueur
18. Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services
SAVOIR-FAIRE
19. Capacités rédactionnelles
20. Outils bureautiques/web et logiciels métier
21. Sens du service commercial et de l'accueil
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