Gestionnaire administratif(ve)

ARS PAYS DE LA LOIRE

L'Agence régionale de santé (ARS) Pays de la Loire représente le ministère de la Santé, des Familles, de l'Autonomie et des Personnes Handicapées. Elle assure le pilotage régional de la santé et garantit la mise en œuvre cohérente et efficace de la politique nationale sur son territoire en lien avec un solide réseau de partenaires.

Elle soutient des actions de prévention, organise l'offre de santé, assure la veille et la sécurité sanitaire. Elle est composée de professionnels aux profils et aux compétences variées, répartis au siège de l'ARS et dans les cinq départements des Pays de la Loire.

Située dans une région dynamique et attractive, l'ARS des Pays de la Loire attache une grande attention à la prise en compte des territoires et la participation des usagers. Pour cela, elle a engagé une démarche de renforcement de la territorialisation.

Rejoindre l'ARS Pays de la Loire, c'est travailler au sein d'une équipe animée par une forte culture collective de politique publique.

La Direction de l'Offre de Soins (DOS) a la responsabilité, au niveau régional, du pilotage de l'ensemble de l'offre sanitaire et premier recours, en intégrant l'ensemble des dimensions de la performance : organisation de l'offre, pertinence, qualité, efficience...

La Direction s'articule autour de 5 départements:

* 2 départements sont centrés sur les deux champs du soin, le sanitaire pour AES (Accompagnement des Etablissements de Santé) et la ville pour ASP (Accès aux Soins Primaires).
* les 3 autres départements portent des thématiques stratégiques majeures transverses non seulement à ces deux champs mais également au médico-social et à la psychiatrie, il s'agit du Numérique, des Ressources Humaines en Santé (RHS) et de l'Investissement.

La DOS est chargée de mettre en œuvre le projet régional de santé (PRS) en lien étroit avec les directions territoriales (DT) de l'ARS.

A ce titre, elle accompagne et impulse la transformation de l'offre de santé tout en veillant à associer l'usager, en s'appuyant sur l'innovation, en garantissant des services et un parcours de qualité et en favorisant la promotion de la santé, en lien avec la Direction de l'Autonomie et de la Santé Mentale (DASM) et la Direction de la Santé Publique et Environnementale (DSPE).

La DOS porte 5 objectifs stratégiques transverses:

* Développer une vision territorialisée des besoins et une réponse en matière d'offre de soins
* Accompagner la performance financière, managériale, organisationnelle et de la qualité des soins
* Accompagner le développement des compétences, professionnaliser les acteurs et mener la transformation des métiers
* Développer des parcours de soins accessibles et sans rupture
* Impulser une transformation du système de soins


Description du poste

Finalité et missions principales du poste

Vous contribuez au bon fonctionnement transversal de la DOS, en assurant à la fois :
• un appui fonctionnel structurant à la direction de la DOS et aux départements de la direction (élaboration et structuration d'outils de partage de l'information, d'aide à la décision et de pilotage et d'optimisation des processus),
• des missions de secrétariat de direction, en complémentarité avec l'assistante de direction, afin de garantir la continuité et la fluidité de l'activité.

Activités principales

1) Appui fonctionnel et transversal à la direction (70%)
• Concevoir, formaliser et déployer des outils partagés visant à améliorer la circulation de l'information et le fonctionnement transversal de la DOS ;
• Contribuer à la sécurisation et à la formalisation des processus internes (méthodes, procédures, modes opératoires), notamment sur les fonctions support et les circuits administratifs ;
• Participer à la valorisation des actions de la DOS (supports de présentation, tableaux de bord, documents institutionnels) ;
• Assurer un appui opérationnel auprès des cinq départements de la DOS pour :
- l'optimisation des organisations de travail et des activités de secrétariat,
- l'accompagnement sur des besoins spécifiques ou ponctuels,
- l'harmonisation des pratiques administratives ;
• Contribuer au suivi administratif et financier du Fonds d'Intervention Régional (FIR) pour le périmètre de la direction, en lien avec les services concernés, notamment :
- la centralisation et la consolidation des besoins en crédits FIR
- la mise en paiement des conventions FIR relatives au numérique en santé des établissements médico sociaux
- la contribution aux travaux de suivi et de reporting FIR
• Participer à la structuration et à l'amélioration de l'usage des outils collaboratifs (Microsoft 365 / Teams) au sein de la direction.


2) Missions de secrétariat de direction - en complémentarité et en suppléance (30%)
• Assurer, en complémentarité avec l'assistante de direction, les missions de secrétariat de direction de la DOS, notamment :
- l'organisation logistique et administrative des réunions de direction (planification, convocations, réservation de salles, préparation et diffusion des supports),
- la gestion et le suivi des parapheurs, courriers et dossiers transversaux ;
• Assurer le remplacement de l'assistante de direction lors de ses congés afin de garantir la continuité du secrétariat de direction


Profil recherché


Vos compétences

Dotée d'une formation de type « Assistant(e) Manager », vous possédez une expérience réussie en qualité d'assistant(e). Vous connaissez idéalement le secteur sanitaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs, notamment Excel (tableaux de suivi, consolidation de données, reporting), Word, PowerPoint, Outlook ainsi que les environnements Microsoft 365 / Teams.

Vos qualités relationnelles et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.

Vous disposez d'une grande agilité dans le traitement de l'information, d'une capacité d'adaptation et avez la capacité à trouver des solutions rapidement.

Savoirs
Connaître l'environnement institutionnel et administratif
Connaître le cadre législatif et règlementaire de la santé publique
Techniques de planification
Connaître les règles de la gestion budgétaire et comptable publique

Savoir-faire
Réaliser un diagnostic, une analyse, une synthèse
Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams)
Elaborer, mettre en œuvre, contrôler des procédures, normes, outils, méthodesOrganiser, planifier, coordonner les informations
Savoir rendre compte, informer, alerter
Savoir mettre en œuvre les techniques rédactionnelles
Respecter les délais et les échéances

Savoir-être
Faire preuve de rigueur et méthode
Polyvalence
Adaptabilité et disponibilité
Être réactif et avoir l'esprit d'initiative
Travailler en équipe
Sens de l'écoute
Diplomatie
Être autonome
Respecter la confidentialité


Informations complémentaires

Contributions particulières d'exercice
Participation à la gestion de crise

Rémunération : 27-32K€ brut annuel


Contact

Evelyne RIVET - Directrice adjointe DOS
evelyne.rivet@ars.sante.fr