Fonction : Adjoint administratif aux affaires médicales et gestion de la paye Poste à temps plein, 80% direction des affaires médicales soit 4 jours par semaine 20% service paye (direction des finances) soit 1 journée par semaine Lieu de travail : - 80% (lundi-mardi-mercredi-vendredi) : Direction des Affaires Médicales : service affaires médicales site du CH de Châteaudun - 20% (jeudi) : service paye (Direction des finances) : site de Kellermann (Châteaudun) Position dans la structure Liens hiérarchiques : Pour les missions affaires médicales : - La Directrice des Ressources Humaines et Affaires Médicales - L'Adjoint des cadres des affaires médicales Pour le service paye : - La Directrice des finances Liens fonctionnels : - Médecins, - Président de la CME - Cadres de santé, - Secrétaires médicales - Service des finances - Services supports : pharmacie, technique, blanchisserie, cuisine - IFSI/IFAS - Relations extérieures : -ARS, -CNG, -Facultés, -IRCANTEC, -CPAM, -Préfecture, -Autres Hôpitaux -. 1- MISSIONS AFFAIRES MEDICALES POUR LE CH DE CHATEAUDUN (en binôme avec l'adjoint des cadres affaires médicales). MISSIONS GENERALES Le poste de gestionnaire proposé consiste à assurer, sous la responsabilité et en binôme avec l'adjoint des cadres, et sous la responsabilité du DRHAM, la gestion et le suivi administratif des praticiens (tous statuts) de l'Etablissement. Gestionnaire administratif Personnel Médical tous statuts (inscrits et non-inscrits au Conseil Départemental de L'Ordre des Médecins) Création, gestion et suivi des dossiers administratifs des praticiens (incluant suivi titre de séjour) Gestion des recrutements des praticiens et suivi des contrats (simulations de paye, avenants, renouvellements, fins de contrats, attestations d'emploi, certificats de travail, attestations France Travail) Gestion de la carrière (changement de statut, passage d'échelons, etc.) Gestion et suivi des positions d'activité (disponibilité, mise à disposition, activité réduite, activité partagée, etc.) Convocation médecine du travail et suivi des restrictions éventuelles Accueil physique et téléphonique des praticiens Rédaction, suivi et archivage des courriers, notes en lien avec le personnel médical Elaboration, gestion et suivi des conventions de mises à disposition des médecins Gestion et suivi des logements, des cartes self Mise en uvre et suivi des tableaux de bord de suivi d'activité et de contrôle Création, tenue, archivage du dossier informatisé et papier agent Gestion et suivi des internes et des externes Constitution du dossier administratif, ouverture des droits, gestion de la carte self, préparation de l'accueil Attribution, gestion et suivi des logements en collaboration avec le service technique Accueil et accompagnement lors de l'arrivée et tout au long du stage Suivi des plannings de service et gardes Gestion et suivi des absences Contrôle de la paye Elaboration de statistiques en lien avec le domaine d'activité Rendre compte de la gestion des missions ; alerter si besoin. MISSIONS SPECIFIQUES Gestion du temps médical : Création/ouverture des droits du praticien dans le logiciel gestion de temps de travail Vérification de la complétude des plannings sur Clepsydre afin d'assurer l'exactitude des variables de paie (gardes, astreintes, temps additionnel), Réalisation d'un suivi rigoureux mensuel (et autant que de besoins) des congés du personnel médical (CA, RTT, congés de formation, congés sans solde, absence injustifiée), Gestion de la campagne relative aux CET (compte épargne temps) des praticiens séniors, Elaboration et suivi des contrats de temps additionnel annuels des praticiens séniors, Suivi des gardes et astreintes, Gestion de l'absentéisme : Saisie et suivi des arrêts maladie, accidents de travail, maladie professionnelle, congés maternité/paternité/adoption Elaboration des attestations de salaire sur Net-Entreprises, calcul et saisie des IJSS dans le logiciel, Déclarations auprès des organismes compétents, Suivi des congés longue maladie, longue durée, grave maladie et inaptitude Constitution, transmission et suivi des dossiers au comité médical départemental. Gestion et suivi des remplacements, interim Préparation de la paie : Recueil de tout ou partie des éléments administratifs afférents au traitement de la paie, Réalisation de la saisie, l'importation et le transfert des éléments variables de paie (TTA, indemnité de sujétion) Vérification de façon détaillée et individuelle de l'incidence paie des diverses modifications effectuées dans les dossiers des praticiens (contrôle croisé des bulletins de salaire avec l'adjoint des cadres) Réalisation des contrôles de cohérence mensuels et déclenchement du versement des éléments variables de paie pour application des textes réglementaires (liés à une évolution des émoluments, aux revalorisations de permanence des soins) Elaboration des décisions et/ou contrats nécessaires au versement des éléments de paye (indemnité différentielle, PET, TTA, primes diverses, PST) Contrôle, suivi et intégration des indemnités journalières en paye (arrêts maladies, accident du travail, etc.) Transmission des justificatifs de paie à la trésorerie départementale en binôme avec l'adjoint des cadres Préparation des éléments de réponse notamment en cas de contrôle de paie par la Trésorerie Départementale. Gestion de la retraite médicale : Conseil et accompagnement du personnel médical dans le suivi de leur dossier retraite Rédaction des attestations de cessation de cotisation et correction des anomalies IRCANTEC CH La Loupe : Collaboration avec les gestionnaires RH de La Loupe pour le recrutement, le suivi des astreintes, les mises à disposition, l'élaboration et actualisation des tableaux de service et permanence des soins des praticiens sur cet établissement. IFSI Création de dossiers des nouvelles promotion IDE et AS (annuel) Ouverture de droits lors des périodes de stage pour les IDE et AS 2- MISSIONS SERVICE PAYE ( uniquement pour le CH de Châteaudun et en binôme avec le contrôleur de gestion sociale) Gestion de la paye des médecins urgentistes Gestion de la prime d'exercice territoriale des praticiens ophtalmo Gestion des repas au self : contrôle et intégration en paye (logiciel RECO) pour les personnels médicaux Intégration et contrôle des avantages en nature pour les personnels médicaux et non médicaux IFSI : rémunération des élèves IDE à chaque période de stage ; rémunération mensuelle des intervenants. Gestion trimestriel du FEH (Fonds d'Emploi Hospitalier) Gestion des frais de déplacement des personnels médicaux et non médicaux (hors frais de formation) Préparation des éléments de facturation des MAD pour envoi au service finances sur la base de la convention Mandatement de la paye du CH de Châteaudun 3- COMPETENCES REQUISES Formation : Formation de niveau Bac 2 Formation ou expérience RH et/ou paie appréciée Compétences : Maîtrise des logiciels Word / Excel Connaissance appréciée des logiciels Clepsydre, Hextant Qualités professionnelles : Loyauté Qualités de communication Sens du travail d'équipe Sens des responsabilités Capacité d'organisation, d'analyse et de rigueur, Capacité de discernement et de réactivité, esprit dinitiative. Aptitudes : Respect de la confidentialité et discrétion professionnelle Dynamisme et implication professionnelle, Rigueur et organisation, Adaptabilité et réactivité. Spécificités du poste : - Horaires : 37h30 hebdomadaires (08h30 13h00 / 13h30 16h30), - CA : 28 jours / RTT : 14 jours, - Disponibilité requise en période de paie, - Travail en Binôme, Déplacements entre établissements Poste à pourvoir dès que possible
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