Les missions du poste s'articuleront autour des 3 pôles suivants :
I-Conseil et soutien
- Accueil Clients / Fournisseurs / Divers
-Réception, filtre, orientation et transmission des appels, renseignements clients, fournisseurs, commerciaux et autres
- Organisation, diffusion des informations
- Triage, classement et archivage des documents
- Réception et redirection des demandes sur le site Olivier Bertrand Distribution
- Gestion des stocks de fournitures de bureaux et autres
-Interface entre les équipes
-Rédaction des e-mails de l’adresse contact et du site Olivier Bertrand Distribution
- Intendance diverse
-Vente de Fonds de commerce : centralisation des fiches, saisie, suivi et mise à jour des données, extraction fichiers VDFC, etc.
-Prise en charge, suivi et mise en place des dossiers dans leurs spécialités (commercial, communication, etc.). Exemple de manifestions : Golf, Amicales, divers plaquettes, Beaujolais, Convention…
II-Assistanat commercial
-Support aux commerciaux : statistiques, portefeuille clients, extraits de compte, balance, bons de commande, factures, conditions tarifaires, contrats, prestations, tarifs, matrice, etc.
- Marketing
-Centralisation et garant de la charte graphique et de tout support publicitaire de la société, et relation avec prestataires publicitaires
- Suivi, analyse et aide au développement de l’activité commerciale (analyse et suivi de la base clients(ratio ouvertures et fermetures de comptes clients, recensement des clients dits « dormants » au mois le mois,…) analyse chiffrée de l’activité en suivant des indicateurs (CA, marge, volume,…),…)
- Détermination de la rémunération variable des commerciaux et analyse au regard de critères fiables et vérifiables
III-Gestion administrative de la flotte automobile de la société
- Suivi et mise à jour du parc véhicule (entrées, sorties, restitutions, commandes)
- Gestion et suivi des assurances liées aux véhicules (entrées, sorties, renouvellement)
-Gestion et suivi des cartes essence (attribution, annulation, opposition, renouvellement et mise à jour des données)
-Gestion des sinistres de l’ouverture du dossier à la clôture (déclaration, relation assureur / expert / chauffeur / garage)
-Validation facture, préparation du dossier pour demande de règlement au service comptabilité (divers situations)
-Suivi et mise à jour des fichiers internes
-Gestion, traitement et règlement des contraventions
-Gestion quotidienne et relation entre les différents services : remplacement de véhicules, accident, révisions, problèmes techniques, carte grise, etc.
A l'aise en bureautique, vous êtes organisé(e) et savez prioriser vos tâches.
Dynamique et volontaire, vous oeuvrez en parfaite autonomie en lien régulier avec la Direction.
Nous cherchons une personne de confiance, ayant les sens de la discrétion et de la confidentialité.
Au regard du profil recherché, une expérience réussie sur des missions similaires serait un réel atout.
La société OBD GRAND PARIS, leader indépendant dans la distribution des boissons auprès des Cafés, Hôtels, Restaurants en Ile-de-France recherche pour son siège social, 1 Assistant(e) de Direction, pour son siège social, à rue Bayen 75017 PARIS.
Le poste est à pourvoir dès que possible en CDD jusqu'à fin septembre.
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