B - dgfip – assistant(e)/secrétaire de direction du bureau spib-1a - h/f

Description du poste

Les missions du bureau SPIB-1A s’exercent au sein de trois pôles :
- le pôle « Performance - Pilotage et animation du contrôle de gestion » (7 agents)
- le pôle « Pilotage de l’efficience et outils du contrôle de gestion » (8 agents)
- le pôle « Stratégie – Pilotage du Cadres d’Objectifs et de Moyens (COM), Simplifications, Coordination et Soutien au réseau » (5 agents)

Le rôle de l’assistant(e)/Direction consiste à assurer les tâches dévolues traditionnellement au secrétariat de la sous-direction SPIB 1 « Sous-direction Stratégie, Pilotage et Contrôle de gestion » et du bureau SPIB-1A.

- gérer la messagerie de la sous-direction et du bureau SPIB-1A

- collecter le courrier entrant et sortant, en assurer le suivi et la diffusion

- coordonner des dossiers avec le secrétariat de la cheffe de service SPIB, le cabinet de la Directrice Générale ;

- liaison avec les secrétariats du service SPiB ainsi que des autres bureaux de centrale, relations avec le réseau de la DGFiP

- assurer la diffusion des notes du bureau, fiches internes et messages, en soutien des équipes ;

- organiser les réunions en présentiel ou au format hybride (audioconférences/visioconférences) et contribuer à la préparation d’évènements en soutien de l’équipe PERFormance – Animation du contrôle de gestion

- assurer l’accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs et visiteurs ;

- gérer l'agenda de la cheffe de bureau et de son adjointe


Autres tâches récurrentes :

- en bonne entente avec les autres assistantes des sous-directions, il/elle assure l'intérim de manière occasionnelle pendant les absences et les congés et en cas de besoin

- appui aux travaux réalisés au sein des différents services du bureau SPiB-1A. A titre d’exemples : rédaction de comptes-rendus, participation aux travaux d’actualisation de guides, au dispositif rénové des simplifications sur IDGFIP, collecte des données dans le cadre de recensement.


Missions spécifiques :

- gestionnaire des congés et des temps dans l’outil de gestion des ressources humaines du bureau

- assurer les commandes de fournitures du bureau

- suivi budgétaire des dépenses du bureau

- publication des fiches de poste et organisation des procédures de recrutement du bureau SPIB-1A.

Conditions d'exercice particulières

Néant

Description du profil recherché

Qualités attendues du candidat :

Savoir-faire :

- Excellente connaissance des outils de bureautique et collaboratifs (traitement de texte, tableur, conception présentation et diaporama sous Open Office et/ou Office)

- Sens de la communication

- Appétence pour le travail en équipe

- Capacités rédactionnelles confirmées

Savoir-être :

- Loyauté / discrétion

- Aisance relationnelle

- Sens de l’organisation

- Autonomie

- Rigueur

- Réactivité et disponibilité

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
3. SAVOIR-FAIRE - Rechercher des données, des informations
4. SAVOIR-FAIRE - Rédiger
5. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
6. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
7. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
8. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
9. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
10. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé