Apporter une aide permanente et collaborative au directeur en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Activités et tâches :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Organiser les déplacements du directeur ;
- Établir une relation de confiance avec le directeur ;
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier ;
- Réaliser la saisie des documents de formes et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
- Demande de devis ;
- Effectuer des commandes ;
- Assurer le suivi des contrats de partenaires ;
- Assurer le suivi de la réservation de la salle de réunion ;
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Suivre l'exécution budgétaire du service ;
- Renseigner des tableaux de bords de suivi des activités du service ;
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur ;
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
- Prendre des notes lors des réunions, rédiger les compte rendus et les faire valider au directeur avant transmission ;
- Planification des conseils d'administration ;
- Réservation et préparation de la salle ;
- Convocations des membres du conseil d'administration ;
- Rédaction des ordres du jour et des comptes rendus ;
- Transmission au contrôle de légalité.
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