Le GRETA Lille Métropole recherche pour son site situé àLille, un(e) assistant(e) de formation à temps plein.
Vous travaillez en étroite collaboration avec les établissements réalisateurs, les conseillers en formation continue, les stagiaires, les différents services du GRETA, les partenaires extérieurs (prescripteurs, financeurs ), le GIP FCIP.
Missions : Finalité du poste
Votre engagement au service de nos clients et usagers s'inscrit dans une démarche globale de développement de nos activités et d'amélioration continue de la qualité de nos prestations.
Vous assurerez le suivi administratif et commercial des actions de formation.
Activités :
Suivi de l'activité de formation :
* Élaboration des documents nécessaires au recrutement des stagiaires fond publics
- Saisies SOFIA et KAIROS (en collaboration étroite avec le CFC)
- Convocation des stagiaires
- Préparation dossiers Réunion d'Information Collective
* Élaboration du dossier administratif nécessaire à la mise en place de l'action
- DEA (partie renseignements généraux)
- Fiches d'émargement
- Fiches renseignements formateur en collaboration avec le service gestion
- Dossiers d'accompagnement des stagiaires (livret d'accueil)
- Dossiers de rémunération (constitution du dossier)
* Suivi de l'action de formation aux services communs et/ou sur place dans les établissements)
- Collecte et contrôle des émargements
- État Mensuel Formateurs
- Attestations de présences des stagiaires
- Documents accident du travail
- Enquêtes de satisfaction et bilans pédagogiques renseignés par les intervenants
- Attestation de compétences Suivi des stagiaires à l'issue de la formation
- Saisies dans les logiciels de suivi d'activité internes et externes imposés par nos partenaires et financeurs
- Extraction du SI des éléments de suivi de l'action de formation
Suivi clientèle
Selon votre affectation, vous êtes amené(e) à assurer une, deux ou trois des fonctions listées ci-dessous :
* Accueil physique ou téléphonique des stagiaires potentiels
- Analyse de la demande
- Renseignements sur l'offre de formation
- Recueil d'information sur le demandeur
- Explicitation de la demande
- Analyse du besoin et des contraintes
- Explication de premier niveau sur le droit à la formation et orientation vers la personne repérée
* Mise en place et suivi de l'action de formation
- Mise en forme des fiches produits (élaboration conjointe CFC /Établissement)
- Établir les devis, conventions à partir des éléments transmis par le CFC (notamment la partie pédagogique comprenant : contenu de formation, emploi du temps, calendrier, durée, niveau et coût)
- Suivi et relance
- Convocation stagiaires
- Collecte et contrôle des pièces obligatoires pour l'inscription du stagiaire à la formation
- Constitution administratrice des dossiers contrats professionnalisations, CIF (la partie pédagogique sera renseignée par la CFC)
- Suivi du dossier administratif (retour convention, subrogation
- Inscription sur sessions de formation (en lien avec le CFC, le DDFPT ou le coordinateur)
- Saisies Logiciel de gestion de l'activité
- Interpellation du CFC en cas de difficulté
Fonction commerciale - communication
- Saisie et mise à jour des fichiers clients
- E-mailing, qualification de fichiers prospects
- Référencement auprès des partenaires (C2RP, Sofia )
- Envoi documentation
- Participation aux salons
Compétences indispensables :
Compétences techniques
- Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel e mailing)
- Maîtriser le logiciel SI
- Maîtriser la navigation sur internet et un logiciel de messagerie électronique
- Savoir utiliser un logiciel de présentation de documents
- Maîtriser les techniques de communication écrites et orales
Experience: 1 An(s)
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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