Description du poste
MISSIONS :
Rattachée à la Directrice Adjointe Ressources et Moyens, vous assurez le secrétariat et faciliter la réalisation des missions et activités des Agents de Direction.
A ce titre vous êtes l'interlocuteur-rice privilégié-e des Sous-Directions et assurez le bon fonctionnement du secrétariat.
Vous gérez plusieurs portefeuilles d'activités d'un Agent de Direction dont des conseils et commissions spécifiques.
Vous réalisez des dossiers, comptes-rendus et rédiger des notes techniques ou thématiques et autres supports d'aide à la décision
ACTIVITES (non exhaustives) :
- Assurer la transmission, la circulation de l'information et le suivi des activités confiées jusqu'à l'étape de mise en œuvre
- Réaliser un suivi de dossiers et des échéances, procéder aux signalements qui seraient nécessaires
- Elaborer, mettre en forme, rédiger des courriers, documents et compte-rendu de réunion
- Classer électroniquement et physiquement des courriers et dossiers
- Intervenir en support aux différentes instances de gouvernance.
- Accompagner l'Agent de Direction dans ses tâches relatives au suivi de projets notamment concernant le dialogue social, l'immobilier et RSO en travaillant de façon concertée avec les équipes concernées.
- Gérer les plannings et le suivi des rendez-vous, organiser les déplacements et rendez-vous des Agents de Direction
- Préparer les réunions, les dossiers de réunions, les convocations, rédiger les comptes rendus
- Gérer les relations internes et externes (réception et orientation des différents interlocuteurs, gestion des communications téléphoniques et accueil physique des visiteurs).
- Réceptionner, enregistrer les courriers et effectuer un suivi des réponses apportées,
- Commander les fournitures
REMUNERATION :
Niveau 4A de la Grille du personnel administratif
.88 € bruts mensuels (soit euros bruts annuels répartis sur 14 mois).
Avantages : Complémentaire santé et prévoyance, horaires variables, Bénéfice des oeuvres sociales du CSE, RTT, gratification annuelle, prime de vacances (sous conditions de présence), parking et restaurant d'entreprise.
SITUATION DE TRAVAIL :
Le poste est intégré à la Direction Ressources et Moyens au siège à Limoges qui comprend 2 Assistantes de Direction (dont 1 absente motif du CDD).
Profil recherché
Vos compétences
• Confidentialité exigée
• Maîtrise des outils bureautiques WORD-EXCEL-POWER POINT
• Capacité rédactionnelle et maitrise de la note de synthèse
• Bonne expression écrite et orale
• Qualités relationnelles avérées, motivé(e), curieux-se
• Autonomie, esprit d'initiative et capacité d'adaptation
• Esprit d'équipe
• Maîtrise des techniques de relation téléphonique
Votre formation
Minimum Bac + 2 dans le domaine du secrétariat ou gestion, Gestion des
Administrations/Entreprise.
Une expérience dans un poste similaire est exigée.
Informations complémentaires
REF : 56-25
DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 16/11/
DATE DE PRISE DE FONCTIONS : DECEMBRE
CONTRAT : CDD temps plein 4 mois
LIEU DE TRAVAIL : Siège à Limoges
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