Un(e) secrétaire polyvalente - ref 593 (h/f)

Direction ou Service : Au sein de l'Association ADATE, vous êtes rattaché(e) au service technique du pôle Asile, Accueil & Hébergement et placé(e) sous la responsabilité de la cheffe de service.

Intitulé du poste : Secrétaire polyvalent.e

Finalité du poste :
Vous êtes sous la responsabilité de la cheffe de service de l'équipe technique.
Vous assistez la cheffe de service de l'équipe technique dans la réalisation des tâches administratives liées à l'activité.

Activités principales :
Auprès de l'équipe technique :
- Accueil physique et téléphonique du service ;
- Assister la cheffe de service dans la gestion administrative du service : traitement des tickets d'intervention, classement et archivage des dossiers, planification d'interventions techniques, lien avec les prestataires et bailleurs, gestion des sinistres et suivi des stocks.
- Procéder à l'ouverture et à la résiliation des contrats d'eau et d'électricité et aux demandes d'assurance pour les logements.
- Assister la cheffe de service dans la collecte des indicateurs, la préparation des bilans d'activité.
- Effectuer les demandes auprès des prestataires suivant les besoins du service et assurer le suivi de ces prestations et de leur facturation en conformité avec les procédures internes.
- Recenser les besoins et effectuer les commandes de fournitures de bureau/consommables et équipements des logements pour le service et le suivi de la localisation des équipements et des garanties.
- Effectuer le suivi des achats réalisés par carte bancaire et la transmission au service comptabilité des éléments.
- Tenir à jour les tableaux de bord (logements, facturation, .).
- Effectuer les déclarations de sinistres sur les logements du service auprès de l'assurance et leur suivi en lien avec le responsable technique du pôle.
- Assister le chef de service dans l'organisation et le suivi des conditions d'exécution des contrats de maintenance des locaux, d'assurances et de locations mobilières,
- Etablir ponctuellement des factures.
- Suivi du parc de véhicules du pôle (entretien, réparation, révision, kilométrage, contrôle technique, .).
- Réalisation et diffusion des comptes-rendus de réunion.

Compétences requises :
- Diplôme de niveau Bac en Secrétariat ou CAP/BEP + 2 ans d'expérience dans le secrétariat.
- Techniques de secrétariat / Méthodes de classement et d'archivage / Maîtrise des outils bureautiques (traitement de textes, tableur, logiciel de messagerie.) / Techniques de gestion administrative / Normes rédactionnelles / Techniques de prise de notes.
- Diplomatie, aisance relationnelle / Flexibilité / Confidentialité, discrétion / Patience, sens de l'écoute / Polyvalence, rigueur et respect des procédures / Gestion des priorités et respect des délais / Esprit d'équipe / Adaptabilité, disponibilité /

Date de prise de poste : 15 juin 2026
Temps de travail : 24 heures hebdomadaires
Salaire : Base Indice ADATE 374, soit un salaire mensuel brut de 1337,03 € pour 104 heures mensuelles de travail. Reprise d'ancienneté possible suivant grille de rémunérations ADATE (prise en compte de l'expérience sur justificatifs). + Prime Ségur 238€ bruts mensuels sur la base d'un temps plein (soit 163€ bruts pour 104 heures mensuelles)

AVANTAGES PROPOSES PAR L'ASSOCIATION :
Emploi du temps flexible (possibilité de travailler sur 4, 4,5 ou 5 jours /semaine) - tickets restaurant - 6 semaines de congés payés - congés menstruels - participation aux frais de transport domicile / travail 75 %. Démarche Qualité de Vie au Travail (Accord sur l'organisation du travail, sur l'égalité professionnelle femmes - hommes) - Action logement - Formation interne.

Délai de réception des candidatures : 15/06/2025