Mission générale :
Le gestionnaire administratif (H/F) joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative de l'entreprise. Il ou elle assure le suivi des dossiers la préparation des documents nécessaire et le soutien dans les tâches quotidiennes de gestion.
Tâches et responsabilités :
Gestion :
- Gérer et organiser les documents administratifs
- Assurer la communication interne et externe
- Participer à l'organisation des réunions et compte rendu
- Assister dans la gestion de projets et le suivi des échéances
Ressources Humaines :
- Imputer les heures des techniciens sur les chantiers
- Imputer les heures du bureau d'études
- Transmettre les heures supplémentaires
Secrétariat et suivi des dossiers :
- Création de chantier
- Passer les commandes fournisseurs et/ou sous traitants
- Suivre les documents légaux d'Econovia et des sous-traitants
- Contrôler les contrat de sous traitance de nos prestataires
- Préparation des réponses pour les appels d'offres
- Effectuer et suivre la facturation client
- Assurer le recouvrement
Organisation et gestion administrative :
- Traitement des demandes clients internes et externes, réception des appels fournisseurs et client
- Rédaction et réception de courriers
- Rédaction de documents administratifs
- Classement et archivage des documents
Administratif et juridique :
- Appliquer le process de recouvrement des factures clients.
- Garantir la conformité des dossiers administratifs des sous-traitants.
- Assurer l'actualisation des dossiers administratifs pour les appels d'offres.
- Etablir la facturation client chaque fin de mois
Incarnation des valeurs et animation d'équipe
Pour un poste de gestionnaire administrative (H/F), voici comment les valeurs d'ambition, de justice, de plaisir et de bienveillance pourraient se manifester :
1. Ambition: Démontrer une volonté constante d'améliorer les processus et les méthodes de travail. S'engager activement dans le développement personnel et professionnel, et chercher à apporter une contribution significative à l'entreprise.
2. Justice : Adopter une approche équitable et transparente dans toutes les interactions et décisions. S'assurer que toutes les tâches et responsabilités sont attribuées de manière juste et que chacun est traité avec respect et impartialité.
3. Plaisir: Créer un environnement de travail agréable et positif. Encourager une atmosphère conviviale et soutenir des initiatives qui augmentent le bien-être et la satisfaction au travail.
4. Bienveillance: Faire preuve d'empathie et de compréhension envers les collègues et les clients. Offrir un soutien et une aide proactive, et contribuer à une culture d'entreprise basée sur l'entraide et le respect mutuel.
Prise en charge de 50% du coût du Pass Navigo, des tickets restaurant de 9,50€ par jour (avec une participation de 50% de l'employeur et 50% du salarié), ainsi qu'une couverture mutuelle Swisslife également prise en charge à 50% par l'employeur.
Salaire ajustable selon l'expérience et le profil du candidat/ de la candidate.
L'expérience en alternance dans l'assistanat administratif est souhaitée.
Une expérience dans le secteur du BTP constituerait un atout supplémentaire.
Experience: 1 An(s) - alternance assistanat admin. en BTP
Compétences: Législation sociale,Gestion administrative du temps de travail,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser des déclarations réglementaires,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Utiliser les outils bureautiques,Excellente communication orale et écrite.,Polyvalence,Maîtrise des outils bureautiques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
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