Assistant administratif / assistante administrative et comptable (h/f)

Mission :
L'assistant en gestion financière et gestion contractuelle du PEPR TRACCS assure la gestion financière des dépenses et missions d'un portefeuille dédié, ainsi que la gestion contractuelle et budgétaire des projets associés au PEPR TRACCS et gérés à l'Institut des Géosciences de l'Environnement.

Activités :
Ses fonctions recouvriront deux missions distinctes :
1) La gestion financière d'un portefeuille au sein du pôle « Dépenses » (50%)
Cette mission comprendra :
• La prise en charge des commandes : saisie, suivi des livraisons, des factures et des règlements (fonctionnement, équipement)
• L'accompagnement des agents dans l'organisation de leurs déplacements professionnels (réservations de transport et hébergement, établissement des états de frais au retour de mission, suivi des remboursements),
• Le contrôle de la conformité des dépenses vis-à-vis de la réglementation financière et comptable,
• Le suivi des crédits par type de dépenses ou d'opérations et par organisme gestionnaire (double saisie des commandes) dans le périmètre du portefeuille dont l'agent sera chargé,
• Le contrôle, le classement et l'archivage des justificatifs des opérations financières et comptables
• La gestion des litiges éventuels auprès des fournisseurs.
• La tenue de l'inventaire.
L'activité de l'IGE comprenant une forte activité liée à l'observation de terrain, les missions pourront comporter des spécificités (haute altitude, terrains isolés, pays du Sud) et les achats pourront être associés à la construction en interne d'instruments de mesure.
2) La gestion contractuelle et budgétaire des projets gérés à l'IGE dans le cadre du PEPR TRACCS (50%).
Cette mission inclura un ensemble de tâches liées au suivi contractuel des projets, au suivi des dépenses engagées, et à la justification de ces mêmes dépenses aux échéances requises. Elle comprendra également l'accompagnement des réunions et manifestations organisées à l'IGE dans le cadre du PEPR (soutien organisationnel et logistique, en accompagnement des chargés de programme).
Plus précisément, il s'agira de :
- Effectuer le suivi du budget des projets ciblés, collecter et archiver les justificatifs selon demande ANR (justificatifs de dépenses, supports de réunions, publications, etc.), suivre la programmation budgétaire annuelle et les ajustements nécessaires
- Etablir des tableaux de bord à destination des porteurs de projets ciblés
- Conseiller les porteurs de projets ciblés et les autres participants aux projets sur l'éligibilité des dépenses envisagées
- Informer les porteurs de projets ciblés et les autres participants aux projets des évolutions réglementaires et/ou de procédures ayant un impact sur la conduite du projet
- Préparer les rapports financiers annuels des projets ciblés en lien avec les services financiers des établissements concernés et assurer le cas échéant la consolidation des rapports des autres tutelles participantes, dans le respect des délais fixés par l'ANR
- Contribuer à l'organisation des réunions de consortium, des colloques et workshops, en collaboration avec les chargés de programme et en lien avec les différentes tutelles impliquées.