Assistant.e de direction (h/f)

Poste d'assistante de direction au sein d'un ehpad
Missions :
L'Adjointe de Direction est chargée de la conduite opérationnelle de l'établissement dans le domaine administratif, elle supplée la directrice déléguée dans la gestion courante de l'EHPAD.
Activités permanentes
- Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévision d'inspections inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS.),
- Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction de compte-rendu, préparation des courriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la direction,
- Reporting à la direction,
- Etre l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diverses questions de la vie à l'EHPAD (en dehors du soin),
- Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards liés à l'admission et à la facturation des résidents,
- Assurer et contrôler les opérations de facturation du site (suivi des tableaux de bord, suivi de la transmission des chèques de caution.),
- Organiser l'admission administrative et de l'admission soignante et hôtelière en collaboration avec le cadre de santé ou IDEC,
- Contrôler la préparation des entrées et des sorties de résidents en lien avec le cadre de santé/IDEC,
- Organiser les commissions d'admission,
- Etre garant de la politique d'admission et veiller à l'application des règles sanitaires en vigueur pour les visiteurs,
- Passer et suivre les commandes dans son domaine d'activités,
- Vérifier les articles livrés ou les bons de livraison,
- Etablir les bons de commande,
- Mandater les factures,
- Gérer les stocks et les réserves ainsi que les relations avec les prestataires extérieurs,
- Suivre les demandes d'interventions des différentes sociétés,
- Etre l'interlocuteur privilégié avec la gouvernante le cas échéant dans les relations avec les prestataires extérieurs : restauration, bio nettoyage, Blanchisserie.
- S'assurer de la bonne préparation des réunions institutionnelles internes (commissions menus, staffs, CVS, commissions animation) et à la préparation des salles de réunion en cas de réservation,
- Assurer l'animation des staffs hebdomadaires en l'absence de la direction de site, en rédiger les comptes rendus,
- Préparer les convocations et les élections pour le conseil de la vie sociale (CVS),
- Assurer le secrétariat du CVS,
- Préparer les invitations de la commission des menus,
- Collaborer aux travaux et groupes de travail liés à son domaine d'activités,
- Coordonner les organisations de travail entre les différents acteurs (ex : agents d'accueil/secteur soins ou agents techniques/familles.),
- Encadrer le personnel placé sous sa responsabilité : fixer leurs tâches et missions, élaborer et gérer leur planning, leurs congés, effectuer leur entretien professionnel annuel.
- Centraliser les documents RH pour l'établissement : préparation et diffusion des offres d'emploi/gestion et suivi de la signature des contrats/ distribution les fiches de paie et différents documents concernant les agents, gestion locale des agents et de leur dossier / suivi du plan de formation pour les agents sous sa responsabilité/ déclaration des accidents de travail du personnel contractuel/ gestion des conventions de stage pour les stagiaires relevant de son domaine de compétences / suivi du tableau des effectifs du site,
- Rechercher des partenariats, préparation et suivi administratif des conventions,
- Gérer les tickets repas visiteurs et stagiaires et personnel extérieur,
- Contrôler la régie de site avant sa transmission au service Economat finances,
- Déclarer et suivre les sinistres auprès des compagnies d'assurances,

Horaires Forfait Cadre : 9h - 17h, en accord avec l'organisation du travail en vigueur.
Rémunération : Selon la grille indiciaire de la fonction publique