Gestionnaire (h/f) des assemblées

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Les missions principales du poste portent sur la gestion des actes administratifs de l’EPCI
(délibérations, décisions communautaires et arrêtés) : Missions / conditions d'exercice Préparation des assemblées (conseil communautaire et bureau communautaire)
- Accompagnement des services dans la production des actes administratifs
- Rendu exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité de manière dématérialisée,
publicité, notification, publication)
- Prescription des rétro plannings auprès des services
- Préparation et suivi des ordres du jour
- Collecte et aide à la formalisation des documents (projets d’actes, annexes, notes) en
collaboration avec les services,
- Constitution des dossiers
- Envoi des convocations et des dossiers
- Pilotage de l’organisation matérielle des instances (réservation de salles, matériel,
enregistrement, information des intervenants)
- Diffusion des informations relatives aux instances
- Suivi et gestion de l’outil dématérialisé de gestion des instances
- Relecture des délibérations (compréhension, sens, style, orthographe) et participation à la
rédaction de certains projets de délibération
Participation et gestion des suites des Assemblées (Conseil communautaire et bureau
communautaire)
- Présence lors du conseil communautaire
- Suivi des signatures des registres et de la liste des présents
- Suivi des arrivées et départs pendant le conseil
- Suivi et mise à jour des bases de données (informations concernant les élus, les commissions
thématiques, les mairies, les DGS)
- Enregistrement du retour des délibérations de la sous-préfecture
- Préparation des certificats administratifs pour affichage
- Réalisation de l’affichage réglementaire
- Réalisation du registre des délibérations et décisions avec reliure
- Suivi des délibérations
- Constitution des registres des délibérations, décisions et arrêtés communautaires
- Classement et archivage des dossiers Profils recherchés Profil recherché / Les indispensables:
Avoir une expérience significative en collectivités territoriales et en connaître le fonctionnement
Connaître les instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes et du cadre juridique du fonctionnement des assemblées,
Maîtrise de l’outil informatique (bureautique classique et WEBDELIB, IDELIBRE, ou équivalent),
Rigueur,
Qualités rédactionnelles et relationnelles

Savoir-faire :
Savoir gérer simultanément des projets multiples et/ou des polyactivités
Capacité rédactionnelle et de synthèse
Savoir travailler en transversalité
Savoir s’organiser, hiérarchiser ses tâches
Participer à la sécurisation juridique des actes

Savoir-être :
Rigueur, organisation, discrétion, confidentialité
Capacité de discernement
Réactivité, disponibilité
Aisance relationnelle
Capacité à gérer les urgences et la polyvalence des tâches

Spécificités
Disponibilité : ce poste nécessite des obligations spéciales en matière d’horaires liées aux réunions
du conseil d’agglomération (environ 6 conseils par an)
Les missions seront remplies à l’aide de logiciels métiers : WEBDELIB, IDELIBRE
Une expérience dans un poste similaire serait appréciée