Meeting event coordinator

Meeting coordinator (domaine médical)



Description du poste :

Niveau: BAC + 3 - 2 ans d'expérience minimum

Remplacement congé maternité (6 mois) pouvant déboucher sur un CDI

Salaire: selon profil

35h/ semaine - 5 semaines congés annuel

Déplacements à l’étranger à prévoir (Europe)

Responsabilités:

La responsabilité d’un meeting coordinator consiste à la prise en charge de A à Z de l’organisation d’un ou plusieurs événements scientifiques, sous la supervision de son responsable de service:

incluant notamment les tâches suivantes:

* Assurer la gestion des projets (rétro planning des évènements/conférences, établissement des cahiers des charges et gestion des ressources humaines nécessaires (e.g. photographe, hôtesses..)) coordonner toutes les opérations ;
* Assurer la bonne exécution opérationnelle des évènements/conférences en respectant le cahier des charges et les objectifs fixés ;
* Être force de proposition pour améliorer le succès de l'événement ;
* Préparer les budgets et en assurer le respect en collaboration avec le service comptabilité ;
* Gérer le budget évènements/conférences en négociant au mieux chaque dépense dans le cadre de l’enveloppe budgétaire confiée en collaboration avec le responsable de service ;
* Identifier, sélectionner, coordonner et négocier avec les prestataires (participer à la recherche de venues (hôtel/centre de congrès etc…))- site visits, en collaboration avec la responsable de service ;
* Gestion et suivi des contrats fournisseurs, notamment :

→ contrat hébergement : suivi des deadlines

→ logistique (suivi avec l’équipe technique A/V) ;

* Recherche et relance des sponsors et partenaires, et envoi des contrats aux dits partenaires.

Et plus spécifiquement:

* Gestion des TC avec les chairs en vu du développement des programmes scientifiques ;
* Gestion des TC avec les reviewers pour sélections des abstracts, des bourses ;
* Gestions de la faculté : voyages, hébergement, collecte des abstracts, mise en forme des abstracts pour le Notebook, disclosure etc… ;
* Gestions des participants : accompagnement des participants lorsque questions, résultats des bourses, collecte des rapports scientifiques en vue d’être envoyés aux fondations /pharmas ayant délivré des bourses.
* Préparer les badges (participants, faculty, staff, corporate…) ;
* Approuver tous les aspects organisationnels avant le jour de l'événement/ conférence ;
* Établir les plannings de présences des intervenants (en interne comme en externe) sur les évènements/ conférences, coordonner et gérer les déplacements des collaborateurs ;
* Déplacement sur le lieu de l’évènement/de la conférence ;
* Superviser les fournisseurs onsite ;
* Mise en place de la conférence sur place;
* S’assurer que l'événement/conférence se déroule correctement et mettre tout en oeuvre pour résoudre les problèmes qui pourraient survenir ;
* Accueil des conférenciers et des participants ;
* Planifier un débriefing avec les chairs sur place ou en téléconférence après l'événement;
* Analyser le succès de l'événement et préparer des rapports ;
* Seconder les autres meeting coordinateurs en cas d’absences et en tant que binôme sur leurs conférences.

En collaboration avec l’unité E-Dissemination/E-Learning :

* réviser et approuver la communication des évènements/conférences ; élaborer le plan d’actions et de communication en soutien à la stratégie marketing.
* Préparer les supports de communication (flyers, note book, posters, slides et autres supports), si besoin réalisation des maquettes et suivi avec l’imprimeur jusqu’à l’impression et la livraison ;

Compétences:

Pack Office

Anglais courant

Visio conférence (e.g. zoom)

Qualités requises:

Capacités de communication et capacités rédactionnelles

Sens de l'écoute, diplomatie

Curiosité intellectuelle

Multitâches et capacité à travailler dans des délais serrés

Réactif /réactive

Organisé (e)

Savoir travailler en équipe

Expérience dans une association médicale / ONG, et/ou dans l’organisation d’évènements éducatifs : un plus