Secrétaire de direction h/f

Connaissez-vous MGEN ?

- Un employeur de l'ESS qui réconcilie éthique et économie, solidarité et performance
- Un acteur majeur en santé et prévoyance avec plus de 4 millions de personnes protégées
- 10 000 salariés et 250 métiers diversifiés (assurance, soins, fonctions support, IT)
- Une implantation nationale forte avec plus de 200 sites dont 60 services de soins et d'accompagnement mutualistes

- Membre fondateur du Groupe VYV (50 000 collaborateurs), premier groupe de protection sociale mutualiste et solidaire, mobilisé au service du Mieux-vivre.

L'Institut MGEN La Verrière est un établissement sanitaire et médico-social (statut ESPIC). Il est compose de 3 pôles d'activité : Psychiatrique (département ado et adultes, service d'addictologie), Gériatrique (médecine, SMR, soins palliatifs et un EHPAD), transversal (pharmacie, plateau technique spécialisé) pour un total de 485 lits.
Un restaurant d'entreprise, un Service de Formations, un centre de documentation et une bibliothèque ainsi qu'un IFSI sont également présents sur le site.
Implanté sur le territoire de santé Sud Yvelines, situé à 35km de Paris, l'établissement est accessible par le RN10 et est à proximité de la gare SNCF de la Verrière, accessible depuis Paris par la gare Montparnasse ou la Défense. Un parking est présent sur le site.
L'établissement est certifié par l'HAS qualité des soins confirmée en Mars 2023. Sous l'autorité du directeur d'Etablissement, l'assistant(e) de direction est chargé(e) de la gestion des agendas des membres du Codir, de la coordination des réunions, du traitement du courrier et des mails, ainsi que de la préparation de dossiers en lien avec des projets de l'établissement, en collaboration avec le directeur général adjoint.
Elle /il exerce des fonctions transversales et travaille avec les membres de l'équipe de direction ainsi que les différents responsables médicaux, soignants et des fonctions support.
Elle / il organise et coordonne la communication au sein de l'établissement et en externe.
Ses missions principales sont les suivantes :
- Planification et organisation de réunions (invitations, réservation de salles, préparation
des dossiers, envoi des documents par exemple),
- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, comptes-rendus par
exemple),
- Accueil physique et téléphonique de qualité,
- Gestion du courrier dont courriels (saisie, diffusion) et de l'archivage des dossiers de
la direction,
- Mise en forme, diffusion et archivage des notes de service et des notes d'information,
- Organisation des agendas, des déplacements,
- Participation à la gestion administrative des conventions et des délégations de
signature,
- Tenue et diffusion du tableau des astreintes administratives, techniques et logistiques,
- Mise à jour de l'annuaire de l'établissement,
- Accompagner et promouvoir les actions retenues par la Direction,
- Appui au projet d'établissement.