Découvrez votre futur poste : Secrétaire pédagogique (F/H/X) Partie accueil/secrétariat - Vous assurerez l'accueil des visiteurs : vous les recevrez, identifierez leurs demandes, les orienterez et tracerez leur présence au sein de l'établissement. - Vous assurerez l'accueil téléphonique : vous mettrez en contact les interlocuteurs ou assurerez la transmission des messages et tracerez dans le registre des appels. - Vous affranchirez le courrier sortant. - Vous assurerez l'enregistrement et la distribution du courrier. - Vous mettrez à jour le tableau de gestion des demandes à l'accueil. - Vous gérerez les besoins en logistique et les fournitures de bureaux. - Vous participerez à la démarche qualité et serez support à la responsable qualité, notamment au niveau de la gestion documentaire. Partie gestion des apprenants - Vous gérerez les dossiers de sélections des candidats. - Vous gérerez les inscriptions des étudiants ou stagiaires. - Vous assurerez la gestion et le suivi administratif des formations dont vous aurez la charge. - Vous alerterez la direction en cas de pièces manquantes au dossier (documents administratifs, certificats médicaux, vaccination). - Vous préparerez et suivrez les éléments nécessaires à la facturation des frais de formation, en lien avec le service comptabilité de CRC GE. - Vous gérerez les diplômes, certificats des étudiants ou stagiaires. - Vous saisirez les données nécessaires aux statistiques administratives. - Vous assurerez le lien avec les logiciels métiers des différentes filières et avec les organismes payeurs. - Vous gérerez les rapports d'activités des formations dont vous aurez la charge. - Vous réceptionnerez, contrôlerez et suivrez les absences des apprenants. - Vous éditerez les listes d'émargement des apprenants. - Vous éditerez et mettrez en ligne les plannings de formation. - Vous exploiterez et gérerez les plans de travail des apprenants. - Vous réaliserez les ouvertures de sessions de formation dans l'outil métier et en assurerez le suivi. Date de prise de poste souhaitée : dès que possible Temps de travail : Temps partiel - 17,5h hebdomadaire Type de contrat : CDD - 3 mois Rémunération : entre 11 000 et 13 000 € brut/an selon expérience
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