Unité : Direction des Moyens Généraux
Responsable hiérarchique : Responsable du pôle administratif de la DMG
Nature de l'emploi : CDI - Temps complet
Catégorie du poste : Agent de catégorie B ou contractuel du cadre de gestion de catégorie III
Lieu de travail : Site de Douai - Maison des élèves. Des déplacements ponctuels sur les autres sites de l'école sont à prévoir.
Contexte :
Ecole sous tutelle du ministère de l'économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique, et école de l'Institut Mines-Télécom, IMT Nord Europe a 3 missions principales : former des ingénieurs responsables aptes à résoudre les grandes problématiques du XXIème siècle ; mener des recherches débouchant sur des innovations à haute valeur ajoutée ; soutenir le développement des territoires notamment en facilitant l'innovation et les créations d'entreprises. Son objectif est de former les ingénieurs de demain, maîtrisant à la fois les technologies numériques et les savoir-faire industriels. Idéalement située au carrefour de l'Europe, à 1 heure de Paris, 30 minutes de Bruxelles et 1H30 de Londres, IMT Nord Europe a l'ambition de devenir un acteur majeur des grandes transformations industrielles, numériques et environnementales du XXIème siècle en combinant, tant dans ses enseignements et que dans sa recherche, les sciences de l'ingénieur et les technologies du numérique.
Localisée sur 2 sites principaux d'enseignement et de recherche, à Lille et à Douai, IMT Nord Europe s'appuie sur plus de 20 000 m² de laboratoires pour développer un enseignement de haut niveau et une recherche d'excellence dans les trois domaines « Systèmes Numériques », « Energie Environnement », « Matériaux et Procédés ». L'Ecole dispose également d'antennes à Dunkerque, Valenciennes et Alençon.
Pour plus de détails, consulter le site internet de l'Ecole : www.imt-nord-europe.fr
Le poste est à pourvoir au sein de la Direction des Moyens Généraux et vise à la réalisation de tâches mutualisées financières et administratives pour le compte de la Direction des Moyens Généraux (DMG) et de la Direction de l'Informatique et des Systèmes d'Information (DISI).
Sous l'autorité du directeur des moyens généraux, le pôle administratif a notamment pour missions :
- Le suivi administratif (contrats, marchés) et budgétaire (dépenses de fonctionnement et d'investissement) des enveloppes budgétaires confiées à la DMG et de la DISI (dont l'élaboration et le suivi des tableaux de bord des activités) ;
- L'animation commerciale des activités ainsi que la gestion et le suivi des recettes liées à l'hébergement, à la restauration, et aux « services de proximité » ;
- La gestion et le suivi des droits des cartes d'accès multiservices des étudiants et stagiaires de la formation professionnelle.
Missions :
- Assurer le rôle de gestionnaire sur toute la chaine de dépense dans le logiciel de gestion financière (pour des dépenses de fonctionnement ou d'investissement, réalisation des services faits) des budgets relatifs aux dépenses de la Direction des Moyens Généraux (Travaux, et suppléance sur hébergement/restauration) et de la Direction de l'Informatique et des Systèmes d'Information, c'est-à-dire depuis l'élaboration du bon de commande en réponse à un besoin exprimé par le service jusqu'à la saisie du service fait ;
- Participer au suivi administratif et financier des contrats de maintenance, d'entretien et de services de la DISI (en collaboration avec son directeur et le pôle ISR en charge de la gestion du parc logiciel et matériel informatique) et de la DMG (en collaboration avec l'agent de la DMG en charge de la partie technique de cette mission) ;
- En lien avec le pôle EXED et la réalisation d'une facturation des prestations, établir pour l'activité « Formation professionnelle » les titres de recettes
- Gérer les frais de déplacement des agents du secrétariat général, de l'agence comptable secondaire et de la DISI ;
- Gérer et suivre les droits des cartes d'accès multi-services des élèves de l'école et stagiaires de la formation professionnelle ;
- Participer, en binôme avec la responsable du pôle administratif, à l'activité commerciale de la DMG en ce qui concerne la location d'espaces de réception (salles de réunion, amphithéâtres, etc.) et la réalisation de prestations de restauration :
- Réalisation de devis ;
- Suivi des réservations et des prestations ;
- Elaboration des factures et des titres de recettes ;
- Assurer le suivi du tableau de bord des consommations de fluides de l'école (eau, gaz, électricité) ;
- Assurer la suppléance du régisseur de recettes.
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