Assistant(e) de la direction juridique et assurances h/f

SPIE est le leader européen indépendant des services multi-techniques dans les domaines de l'énergie et des communications. Nos collaborateurs sont engagés pour réussir avec nos clients la transition énergétique et la transformation numérique. SPIE a réalisé, en un chiffre d'affaires consolidé de 9,9 milliards d'euros et un EBITA consolidé de 712 millions d'euros.Missions de l'assistant(e) de la Direction Juridique et Assurances : Secrétariat juridique de la DJA (formalités auprès du greffe (kbis etc.), auprès des CAC (docs de gestion prévisionnelle), MàJ fiche SPIE SA (application Dilitrust)..Gestion des agendasCorrection et mise en page de documents, courriers, présentations (en anglais et en français)Organisation des déplacements, réunions (dont réunions des Conseils d'administration), conventions annuelles, .Gestion des notes de frais, absences (congés, RTT)Suivi des abonnements de la DJARéception de courriers/dépôts d'actes d'huissiers : affaires/contentieux à identifier pour transmission aux filiales (suivi d'un tableau Excell).Mise à jour du site intranet du GroupeMissions plus particulières :Budget- Gestion des bons de commande (création et suivi sur IFS)- Suivi et contrôle des factures (traitement et rapprochement des bons de commandes sur IFS)Suivi du budget (rapprochement des factures et des comptes analytiques)Gouvernance- Co-administrateur de l'outil documentaire du Conseil d'administration : Diligent- Réception des documents pour les Boards (enregistrement et suivi dans Diligent et réseau interne) - Convocations des membres des Conseils d'administration- Registre de présence- Suivi des traductions des PV des Conseils d'administration- Transcription des PV Boards et AG sur les registres - Tenue à jour de la liste des contacts « membres du Board »- Gestion des notes de frais des administrateurs Liste des initiés du Groupe- Tenue de la liste à jour (liste générale « en cours et sorties ») et liste outlook- Suivi des courriers d'entrées/sorties