Assistant polyvalent en entreprise issy-les-moulineaux (h/f)

ASSISTANT POLYVALENT en entreprise Issy-les-Moulineaux (H/F)
SM/AC CAPG
Les missions principales sont :

Missions communes au poste SM / AC :

· Présenter l’offre de service de l’association (actions de sensibilisation, catalogue de formation…).
· Répondre aux interrogations de l’adhérent portant sur les thématiques relevant des obligations règlementaires en matière de santé et de sécurité au travail ou bien de tout autre demande relevant de son domaine de compétences.
· Partager et diffuser à l’ensemble des acteurs concernés les informations propres à son métier et à son domaine en utilisant les modes de communication appropriés de l’association et dans le respect des règles de confidentialité.
· Échanger, lors des réunions d’animation et de coordination internes, sur les problématiques rencontrées et sur les éventuelles solutions apportées ou à apporter.
· Informer et répondre aux interrogations individuelles ou collectives portant sur les thématiques de son domaine de compétences.
· Rechercher, innover et partager l’information : s’approprie ou met en œuvre une veille technique, réglementaire et métier afin de disposer en permanence d’une information à jour.
· Se référer et applique les processus (procédures, modes opératoires…) de la qualité en lien avec son métier.
· Participer à la démarche d’amélioration continue du service (actions d’amélioration, événements indésirables, harmonisation…).
· Informer le personnel du site des notes de service, directives, mémos et les affiche ou les classe et applique et fait appliquer les procédures en vigueur.
· Accueillir et accompagner le personnel Prevlink nouvellement recruté.
· Analyser et traiter les demandes internes à Prevlink portant sur une thématique relevant de son domaine de compétences.
· Formaliser et diffuser les documents nécessaires pour tout professionnel de santé de Prevlink (courriers, rapports, comptes rendus, supports de présentation, dossiers…) selon leurs attendus.
· Remonter à son responsable hiérarchique et au coordinateur médical tous dysfonctionnements du cabinet, toute réclamation ou insatisfaction du personnel, du client (adhérent, salarié).
· Analyser et traiter les demandes internes à l’adhérent portant sur une thématique relevant de son domaine de compétences.
· Remonter à son responsable hiérarchique et au coordinateur médical de l’adhérent tous dysfonctionnements rencontrés sur Padoa / Remonter à Padoa tous dysfonctionnements rencontrés sur l’outil métier.
· Se voir confier toutes missions par le responsable hiérarchique et le coordinateur médical.


Mission convocation et secrétariat en lien avec l’adhérent et les salariés :

Mission secrétariat :

Gestion de l’assistanat des professionnels de santé et relatif à l’adhérent :
Vérifier la bonne gestion du suivi de l’état de santé des salariés réalisée par les équipes de l’adhérent :

· Préparer les vacations : mise à disposition dossiers médicaux et positionnement des examens complémentaires.
· Adapter l’accueil et l’accompagnement du public lors de son passage dans le centre (identitovigilance, INS, formulaire non-opposition, formulaire maintien en emploi) ou prévenir l’acteur concerné de l’arrivée de la personne, le cas échéant.
· Recueillir les données relatives au salarié et à son activité au regard de la typologie de la visite, au préalable (anciennes visites, dossier…) et lors de son passage (les informations administratives et médicales, le type de poste occupé et le secteur d’activité, le contexte de la visite…).
· Réaliser les examens de centre adaptés à l’activité du salarié (examen visuel, audiogramme, …).
· S’assurer tous les jours de l’archivage des visites réalisées par les professionnels de santé.
· Gérer les annulations / absences probables.
· Scanner et classer les documents (courriers, dossiers, documents…) selon les normes et procédures établies (attestation de fiche de fin de visite…).
· Tracer la réalisation des actions au sein du dossier concerné et du logiciel métier.
· S’assurer de la mise à disposition dossiers médicaux : dossiers inactifs…
· Gérer le courrier en lien avec l’activité du cabinet.
· S’assurer de la bonne gestion des demandes de copie de DMST salariés selon la procédure Prevlink.
· Informer de la matériovigilance : suivi de la maintenance du matériel (médical, informatique, bureautique) selon les procédures en vigueur chez l’adhérent.




Mission convocation :

Vérifier la bonne gestion des plannings et convocations réalisée par les équipes de l’adhérent et Gestion de la relation adhérent :

· S’assurer de la bonne cohérence des plannings (taux de remplissage, gestion des incohérences).
· Etablir et adapter le planning des visites dans le respect de la règlementation en vigueur et au regard du plan d’activité, des priorités et des impératifs.
· Envoyer les convocations aux acteurs concernés selon le planning de visite établie.
· Mettre à jour les informations pertinentes (données administratives…) selon la procédure établie.
· Être l’interlocuteur de premier niveau en cas de questions ou de problématiques sur la règlementation ou l’utilisation de Padoa sur la convocation
· Accompagner les secrétaires/convocateurs de l’adhérent selon les procédures de Prevlink.
· Sensibiliser l’adhérent aux problématiques d’absentéisme par une communication sortante adaptée.
· S’assurer en cas de fermeture du cabinet de la bonne transmission de l’information à l’adhérent par le coordinateur médical.
· Être l’interlocuteur de premier niveau en cas de problèmes rencontrés sur la convocation ou le suivi d’un salarié.

Salaire mensuel : 2 599.13 € brut + prime référent SM (170 € brut) + prime référent AC (170€ brut)
PROFIL RECHERCHÉ


De part votre expérience professionnelle, vous avez une bonne connaissance règlementaire de la santé au travail, et justifiez d'une expérience de 3 ans dans un SPSTI.
Vous aimez travailler en équipe, vous avez le sens du relationnel et de la communication.
Une maîtrise d’Excel est indispensable.
Vous êtes : curieux(se), aimez le digital digital(e), motivé(e), enthousiaste, empathique et sympathique.



CONDITIONS DU POSTE


* Cadre de travail
Lieu: 147 quai du Président Roosevelt, 92130 Issy-les-Moulineaux.

Temps plein 39h sur 5 jours : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30, puis de 13h30 à 17h30 (16h30 le vendredi)
23 jours de repos dits « RTT » (compensation du travail effectué entre 35 et 39h en fonction du calendrier annuel)
5 jours de congé d’ancienneté / an (après 6 mois de présence)
Le mois d'août on décompresse !" : fermeture de Prevlink pendant 4 semaines le mois d’août
* Accompagnement de carrière

Parcours d’intégration personnalisé et adapté
* Avantages sociaux

Carte Tickets Restaurant
Epargne salariale : Plan d'Epargne Entreprise (PEE) et Plan d'Épargne Retraite Collectif (PERCOL)
CSE (à titre d’exemple : chèque cadeau, chèque culture, chocolat, sortie culturelle, soirée festive…)
Prevlink est une entreprise responsable et inclusive : signataire de la Charte de la Diversité, de la Charte Cancer@work en faveur de l’inclusion de la maladie au travail et labellisée LUCIE 26000, 1er label RSE français. Notre note à l’index égalité professionnelle 2024 est de 99/100.
Prevlink
Et si vous rejoigniez un Service de Prévention et de Santé au Travail Interentreprise qui vous ressemble ? Innovant et dynamique !

Depuis 1964, nous sommes animés par la volonté de faire progresser la prévention, la santé et la sécurité au travail au sein de nos entreprises adhérentes.

Notre Service composé de plus de 570 collaborateurs, dont environ 104 Médecins du travail, 96 Infirmiers et Infirmières de Santé au Travail, 158 Secrétaires Médicaux et Assistantes, 121 Conseillers en prévention, répartis sur 32 centres accompagnent plus de 34 000 entreprises afin de préserver la santé au travail de plus de 650 000 salariés.
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Issy-les-Moulineaux
Bac +2

CDI