Description
Comment faire de notre humanité sa meilleure chance d'avenir ? Si cette question vous anime autant que nous, rejoignez-nous au sein d'une TPE qui fait du questionnement une réponse aux enjeux de demain auprès d'un public premium et exigeant sur son développement tant professionnel que personnel. Notre entreprise développe et commercialise la Questiologie - une discipline innovante visant à « poser la bonne question au bon moment » - et la dispense au travers de formations et conférences.
Nos clients, principalement des équipes de hauts dirigeants (Codir, ComEX), des commerciaux et des fonctions support (RH, Audit, ...) nous sollicitent sur des enjeux aussi spécifiques que complexes. Nous recrutons un(e) office manager en 100% présentiel pour l'ensemble de la gestion administrative de l'activité et pour contribuer à la structuration de l'entreprise et au bon déroulement de ses projets.
Vos Missions
Au service d'une TPE familiale et innovante, vos fonctions seront la combinaison de celles d'un.e office manager, d'un.e assistante de direction et d'un.e chef.fe de projet. Votre défi sera de sécuriser le fonctionnement du back office et la concrétisation de projets variés pour que vos collaborateurs puissent sereinement se concentrer sur leurs missions. Ce sera à vous d'apporter solutions opérationnelles, pragmatisme et fluidité pour qu'ensemble nous puissions offrir efficacité, fiabilité et qualité à nos clients.
Pour y parvenir, vos missions seront variées :
1. Secrétariat : standard téléphonique, réception, répartition et traitement des demandes entrantes.
2. Administration des ventes : devis, factures, rapprochements bancaires, relances impayés.
3. Supports administratifs : interface avec le bureau comptable et organismes de l'état (Urssaf, impôts, ...), gestion des fournisseurs et des équipements et fournitures du bureau, optimisation des procédures formations, transmission des éléments de paie.
4. Coordination et supports logistique des formateurs : agendas, réservations, déplacements.
5. Organisation des sessions dans notre centre de formation, de la gestion des inscriptions à la facturation, en passant par la préparation (achats, mise en place, réservation traiteur), l'accueil et le suivi des participants.
6. Concrétisation des projets structurants tels que l'instauration d'un CRM, la mise sur pied d'une offre de formation locale pour grands groupes...
Nous recherchons : une personnalité, capable et souhaitant intégrer une TPE où la qualité de la relation humaine, la polyvalence, la variété des missions et la créativité sont omniprésentes.
Idéalement vous disposez d'un Bac+2 minimum et d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans en tant qu'assistant.e de direction, de chargé.e de projet ou d'office manager est indispensable. Il est impératif d'avoir un intérêt pour les soft skills et les outils de développement personnel.
Compétences :
* Maîtrise parfaite de la suite Office (Word, Excel, Powerpoint).
* Excellent niveau de français, à l'écrit comme à l'oral
* Anglais courant
* Aisance avec logiciels d'ADV (CRM, facturation) et comptabilité de premier niveau
* Bons réflexes commerciaux et sens marketing
* Appétence pour les chiffres
Qualités :
* Esprit d'indépendant, autonomie, sens des responsabilités
* Force de propositions, pragmatisme, débrouillardise
* Organisation, persévérance, rigueur
* Excellentes qualités relationnelles, adaptabilité
* Sourire, générosité, esprit d'équipe
* Curiosité pour de nouveaux outils et méthodes
PROFIL SOUHAITÉ
Expérience
* 3 ans minimum en tant qu'assistant de direction ou chargé de projet
Savoirs et savoir-faire
* Gestion administrative du courrier
* Planification et gestion des priorités
* Gestion administrative et financière
* Accueil téléphonique et orientation du public
* Archiver des dossiers et documents de référence
* Organisation d'événements
* Gestion de planning
* Mise à jour de bases de données
* Organisation de déplacements professionnels
* Organisation logistique des recrutements et formations
Savoir-être professionnels
* Autonomie, rigueur, précision
* Organisation selon priorités et objectifs
Formations
* Bac+2 ou équivalent
Permis
* B - véhicule léger
Langue
* Anglais courant
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