Dans le cadre du congé maternité de notre office manager, nous recrutons pour une personne en CDD (disponibilité : 15 juin, pour une durée minimale de 5 mois minimum, le terme du contrat correspondra au retour effectif de la salariée) sur la mission suivante :
L'Office Manager assure un rôle transverse essentiel au bon fonctionnement général de trois différentes structures
établies dans les mêmes locaux (Paris) :
- Benenova Réseau, qui accompagne les différentes villes dans leurs activités ainsi que le développement
du projet associatif,
- Benenova Paris, qui regroupe les activités franciliennes de l'association,
- la SASU, Benenova Entreprises, dont l'actionnaire unique est Benenova Paris et qui permet de mener
une activité lucrative de mécénat solidaire.
Vous assurez la gestion administrative des trois structures (comptabilité et suivi financier, ressources humaines,
suivi administratif,...).
Vous êtes rattaché(e) à la Déléguée Générale de Benenova Réseau ainsi qu'à la Directrice Régionale de
Benenova Paris.
Vos missions s'exercent dans 3 domaines :
Vie interne
- Gérer l'administratif des deux associations et de la SASU
- Faire le suivi des relations réseau/associations locales Benenova
- Gestion des mails et du courrier
- Commander et suivre le stock des fournitures courantes et achats principaux
- Etre garant.e du fonctionnement de l'outil collaboratif (Google drive) et du matériel de bureautique
(ordinateurs, imprimantes)
- Contribuer à l'organisation des réunions et des évènements des associations,
- Contribuer à une mobilisation d'entreprises au mois de juin
Gestion comptable
- Emettre et suivre les facturations clients et fournisseurs,
- Réaliser le suivi de la trésorerie et des opérations bancaires,
- Mettre à jour les outils de pilotage,
- Etre garant.e de la traçabilité et conservation des justificatifs comptables,
- Enregistrer et transmettre mensuellement les pièces comptables,
- Préparer et piloter la clôture des comptes annuels,
- Etre l'interlocuteur.trice du cabinet comptable,
- Suivre les adhésions et dons (associations partenaires, administrateurs, adhérents citoyens.).
Ressources humaines
En coopération avec les directrices, l'office manager gère l'ensemble de l'administration du personnel de l'entrée à
la sortie des membres des équipes, composées de personnes avec différents statuts : Salarié.e.s, alternant.e.s,
stagiaires ainsi que des volontaires en service civique. Cela représente environ 15 personnes.
- Mettre en œuvre et réaliser l'ensemble des actes de gestion administrative concernant la situation de
chaque membre de l'équipe (préparation de contrats, charges sociales/déclarations, suivi de congés,
arrêts maladies, démarches de fin de contrat.).
- Gérer la paie et les variables de paie.
- Assurer une veille réglementaire RH afin d'adapter nos pratiques.
- Mettre à jour les documents et suivis obligatoires : risques professionnels, registre unique du personnel
PROFIL
Vous justifiez d'une première expérience réussie d'environ 2/3 ans sur une fonction similaire ou de type assistant.e
de direction.
Savoir-faire
- Maîtrise de l'administratif RH et paie (logiciels de paie CEA et TESE)
- Bonne connaissance de l'environnement juridique associatif
- Connaissances en comptabilité/finance
- Aisance rédactionnelle
- Maîtrise du Pack Office et de la suite Google Workplace, des outils de gestion et des outils numériques
- Aisance en informatique pour être en support des équipes (préparation d'un nouveau PC, installation de
logiciels.)
- Bon niveau d'anglais écrit souhaité
Savoir-être
Vous êtes de nature enthousiaste, polyvalent.e et réactif.tive, et vous aimez œuvrer à l'amélioration de process. Vous souhaitez mettre votre énergie au service du projet associatif mené par Benenova.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Réaliser la gestion administrative du personnel,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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