Office manager – administrative rh

Vous cherchez un nouveau défi au sein d’une entreprise où l’humain et l’innovation sont au cœur de la stratégie ? Vous aimez organiser, accompagner et faire vivre le quotidien d’une équipe internationale ? Ce poste est pour vous !


QUI SOMMES-NOUS ?

Chez Zabala, l'innovation est au cœur de nos préoccupations : de la stratégie à la gestion, en passant par la recherche de financements.

Notre mission consiste à guider nos clients (PME, ETI, grands groupes, organismes publics, etc.) dans la structuration et la recherche de financement pour leurs projets de R&D, d'innovation et d'investissement, en utilisant les subventions publiques adéquates aux niveaux régionaux, national et européen.

Chez Zabala Innovation, nous croyons que les individus sont notre atout le plus précieux ;
notre culture de l'innovation ne serait pas possible sans le talent et l'engagement de notre équipe de 570 professionnels, répartis dans nos 13 bureaux internationaux, travaillant ensemble pour soutenir la croissance de nos clients.


VOS MISSIONS

Le bureau de Bordeaux recherche un(e) Office Manager pour prendre en charge la gestion administrative et RH quotidienne, et assurer le bon fonctionnement des bureaux de Bordeaux et Paris. Vous serez un véritable support pour l’équipe, en garantissant fluidité, organisation et suivi des processus internes.

Vos principales missions incluront :


Gestion RH

* Participer au recrutement : rédaction et diffusion des offres, présélection, conduite des premiers entretiens.
* Organiser l’onboarding et l’offboarding (contrats, documents, matériel, parcours d’intégration).
* Préparer les variables de paie, coordonner avec le cabinet comptable et vérifier les bulletins.
* Suivre l’administratif RH : contrats et avenants, mutuelle/prévoyance, absences, télétravail, arrêts maladie.
* Assurer la gestion des tickets restaurant, feuilles de temps et convocations de médecine du travail.


Administration & coordination interne

* Gérer le courrier, l’archivage, les documents internes et les procédures (livret d’accueil, modèles…).
* Traiter les factures, justificatifs et dépenses en lien avec les équipes financières.
* Mettre à jour les données du CRM et apporter un support administratif à certains appels d’offres.


Vie du bureau & opérations

* Être le point de contact pour les collaborateurs, visiteurs et prestataires.
* Assurer la gestion des locaux : maintenance, interventions techniques, fournisseurs, stocks de fournitures et matériel IT.
* Coordonner les demandes quotidiennes du bureau et veiller au bon fonctionnement général.
* Organiser les déplacements professionnels des équipes et les événements internes (teambuildings, moments conviviaux, accueil des nouveaux).


VOTRE PROFIL

* Formation Bac+2 minimum en gestion, administration, RH ou équivalent.
* Expérience professionnelle d’au moins 2 ans sur un poste similaire (Office Manager, Assistant(e) de direction, Assistant(e) RH)
* Maîtrise de l’Anglais professionnel
* Autonomie, rigueur et sens de l’organisation.
* Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office)


NOTRE OFFRE

* Le poste est à pourvoir en CDD à partir de début juin 2026 pour environ 7 mois dans le cadre d’un remplacement de congé maternité.
* Avantages : tickets restaurant, mutuelle d’entreprise et prise en charge de 50 % du transport en commun.
* Bureau dynamique en plein cœur de Bordeaux, au sein d’un cabinet international en pleine croissance.


Vous êtes intéressé(e) ? N’hésitez pas à postuler, nous avons hâte de vous rencontrer !