Assistant directrice d'agence h/f

Erilia, acteur majeur de l'habitat social, recrute pour son agence Nord Littoral un(e) Assistant(e) du Directeur d'Agence en CDD (renouvelable) !


Rattaché(e) au Directeur d'Agence, vous l'accompagnez au quotidien afin d'optimiser l'organisation, le suivi administratif et la gestion de l'activité de l'agence. Vous êtes en lien permanent avec les équipes de proximité, les responsables de pôles et les interlocuteurs internes et externes.


Vos missions principales :


Vous assurez le secrétariat courant du Directeur d'Agence et contribuez au bon fonctionnement administratif de l'agence.
À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de :

- assurer l'accueil téléphonique et physique ;
- réceptionner, trier et diffuser le courrier ;
- gérer et vérifier les courriers mis à la signature du Directeur d'Agence ;
- assurer l'interface entre le Directeur d'Agence et les interlocuteurs internes et externes ;
- préparer et diffuser différents documents : courriers, notes internes, notes aux locataires ;
- préparer et organiser les réunions et manifestations diverses ;
- prendre des notes en réunion, rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion ;
- assurer la circulation de l'information descendante et montante ;
- réaliser des reportings, notamment sur les incivilités, plaintes et sujets liés à la gestion courante de l'agence.
Gestion des ressources humaines de proximité
Vous intervenez également en appui sur le suivi administratif RH de l'agence.
Vos missions consistent notamment à :

- organiser le planning des congés et les permanences en lien avec les responsables de pôles ;
- transmettre les arrêts maladie et autorisations d'absences spécifiques au service paie ;
- effectuer les déclarations d'accident du travail et de trajet ;
- assurer les relations avec les médecines du travail, notamment pour la planification des visites médicales ;
- gérer les frais de déplacement ;
- suivre les frais de transports publics et les tickets restaurant ;
- transmettre les convocations formation au personnel de proximité et assurer le suivi des formations ;
- renseigner et transmettre les fiches d'intégration ;
- organiser l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec les responsables de pôles ;
- mettre à jour les tableaux de suivi internes : affectation des gestionnaires d'immeubles, annuaires agence, tableaux divers.
Gestion administrative et comptable
Vous participez au suivi administratif, logistique et comptable de l'agence.
Vous êtes notamment amené(e) à :

- organiser et gérer les commandes de matériel et fournitures bureautiques ;
- saisir et suivre les commandes et factures administratives ;
- tenir à jour les documents et déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
- assurer le suivi de la caisse agence ;
- suivre les enquêtes SLS, sociales, élections locataires, CA, assurances ;
- classer et archiver les dossiers gérés et la documentation ;
- paramétrer les affectations des collaborateurs dans les progiciels métiers ;
- assurer le suivi des réponses aux sollicitations des locataires ;
- suivre les inventaires divers : PC, imprimantes, véhicules de service, mobilier, vêtements de travail, téléphones portables ;
- instruire des dossiers spécifiques confiés par le Directeur d'Agence.