Agent/agente d'accueil médico-social (h/f)

Le Centre Hospitalier de Castelnaudary recrute un/une Agent/Agente d'accueil médico-social.
Secteur : EHPAD 120 résidents (EHPAD, UHR, Secteur sécurisé) - USLD 30 places.
Adjoint Administratif à temps plein
Lieu de travail : CH Castelnaudary
Horaires : journée, amplitude 8h30 - 17h00

L'agent d'accueil en secteur médico-social est un professionnel polyvalent qui assure des missions essentielles au sein des structures sociales. Il accueille, écoute et oriente les personnes en difficulté sociale, identifie leurs besoins en les dirigeant vers les services sociaux et prestations adéquates. Il est le premier interlocuteur des personnes qui se présentent dans les structures médico-sociales. Il assure avec rigueur la gestion des dossiers des usagers tout au long du parcours de vie.
MISSIONS :
-Accueil physique des usagers, des familles, des visiteurs : première prise de contact, écoute, empathie
-Accueil téléphonique : répondre aux appels, filtrer, informer ou orienter vers le bon interlocuteur
-Information sur les services proposés (prestations médico sociales, aides sociales, démarches administratives)
-Gestion des rendez vous
-Gestion des dossiers des usagers :
Elaboration, enregistrement, mise à jour, vérification des pièces justificatives.
Validation administrative en complément du médecin et de la cadre de santé.
Dossier d'entrée et démarches afférentes : contrat de séjour ; gestion des prélèvements auprès des banques ; caution en lien avec la Trésorerie Générale ; demande Allocation Logement ; informations auprès du Conseil Départemental pour gestion APA ; recueil grille de dépendance pour facturation mensuelle.
Facturation à terme échu/à échoir.
Perception pour les recouvrements.
Gestion des mouvements des usagers.
Déclaration des dépenses médicamenteuse et dispositifs médicaux auprès de la CPAM.
Aide sociale : lien avec les familles pour instruction du dossier - Renouvellement des aides sociales.
Bilan annuel financier pour déclaration impôt
Gestion administrative des décès (service, Mairie, Trésorerie, Département) - Fin des versements retraite.
Distribution et collecte de documents administratifs (formulaires, courriers.)
Archivage dossiers, classement, gestion de la correspondance
Recueil de données d'activité pour bilans annuels et enquêtes nationales
COMMUNICATION ET COORDINATION
-Assurer la liaison avec les services internes (soins, social, administratif) et les partenaires externes (Trésorerie générale, Conseil départemental, Tutelles.)
-Remonter des informations / difficultés rencontrées à la hiérarchie
-Recueil pour enquêtes de satisfaction
-Recueil des autorisations de la vaccination auprès des familles
-Participation aux réunions de service, aux commissions et instances (CVS, CDU)
-Communication dans le cadre de l'évènementiel (festivités, voyages)
COMPETENCES
-Bonne maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie) et éventuellement des logiciels métiers spécifiques
-Qualités rédactionnelles suffisantes pour remplir des documents / comptes rendus simples
-Connaissance des dispositifs sociaux et médico sociaux : aides légales, CCAS, organismes sociaux, réseaux de soin si possible
-Capacité d'écoute, empathie, patience, adaptabilité
SAVOIR-ETRE
-Sens de l'accueil, du service public
-Gestion et protection des publics vulnérables
-Discrétion, écoute, respect de la confidentialité
-Sens de l'organisation, rigueur et adaptation
-Résistance au stress et bonne gestion des situations délicates
-Travail en équipe, capacité à coopérer avec différents services

FORMATION, DIPLOME, NIVEAU D'ETUDES
-Diplômes : Baccalauréat ST2S ; Bac+2, filière BTS Économie Sociale et Familiale (ESF), BTS Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social (SP3S) ou DUT Carrières Sociales.
-Expérience souhaitée dans un poste similaire (accueil, secrétariat, travail social) - Débutant(e) accepté