Agent de gestion administrative h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 17h30 hebdomadaire Descriptif de l'emploi - Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité ;
- Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences ;
- Assister la Secrétaire de mairie. Missions / conditions d'exercice * Activités principales :

1/ Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur compétent ;
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
- Rédiger des notes synthétiques.

2/ Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers ;
- Recevoir, filtrer et répondre aux courriers papiers et électroniques ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques.

3/ Gérer les affaires générales :
- Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- Répondre aux demandes d'inscriptions sur les listes électorales et effectuer le suivi ;
- Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme.

4/ Gérer les dossiers spécifiques en direction du public :
En concertation avec la Secrétaire de mairie :
- Gérer la facturation de la cantine et garderie périscolaire (garderie, bibliothèque, cantine, transports scolaires etc.) ;
- Gérer les réservations de salle (régie salle des fêtes, salle annexe, barnum) ;
- Gérer les inscriptions scolaires. Profils recherchés * Savoirs ou connaissances :
- Connaître la règlementation juridique et financière des collectivités locales ;
- Règles d'urbanisme ;
- Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs et d'état civil ;
- Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale.

* Savoir faire opérationnels :
- Savoir gérer les urgences ;
- Savoir gérer simultanément plusieurs dossiers ;
- Savoir rédiger des documents et actes administratifs ;
- Savoir utiliser les Outils bureautiques Word, Excel, PowerPoint., et les logiciels informatiques métiers.

* Savoir faire relationnels :
- Savoir prioriser ;
- Communication orale et écrite ;
- Avoir le sens de la diplomatie et de la stratégie ;
- Discrétion, Organisation, Rigueur, Autonomie, Polyvalence, Adaptabilité ;
- Disponibilité ;
- Réactivité.