Le/La Responsable des Services Généraux a pour mission d'harmoniser et de standardiser le fonctionnement des services généraux du Groupe JTI. Il/Elle établit des constats sur les forces et faiblesses de l'activité et propose à la direction des solutions d'amélioration et d'optimisation des différents process dont il/elle a la responsabilité. Il/Elle intervient en soutien de la direction, des responsables de site et des coordonnateurs des différentes entreprises.
Vos missions principales
1. Gestion de la flotte de véhicules
- Gérer la flotte des véhicules utilitaires et de service du groupe
- Piloter les achats, aménagements intérieurs et reventes
- Assurer le suivi de l'entretien et des contrôles techniques
- Planifier le renouvellement du parc
- Suivre les kilomètres et la consommation carburant
- Gérer les sinistres, expertises et réparations
- Assurer le report des infractions
2. Gestion des bâtiments et des espaces
- Suivre les projets de construction et d'extension (dossiers financiers et travaux)
- Gérer l'entretien et la maintenance courante des bâtiments
- Assurer le suivi des vérifications périodiques (équipements de sécurité, machines, bâtiments)
- Coordonner les contrats de nettoyage et d'entretien des espaces verts
- Gérer les relations avec les organismes de contrôle
- Mettre en œuvre les mesures de prévention des risques professionnels et incendie
- Assurer la mise à jour et le respect des procédures internes liées à la sécurité, à l’hygiène et à l’environnement
3. Gestion des SCI
- Suivre les créations et extensions des surfaces de travail
- Instruire et suivre les dossiers avec la CARSAT
- Assurer la gestion administrative des SCI du groupe
4. Gestion des contrats et assurances
- Gérer les contrats d'assurance du groupe
- Négocier et suivre les contrats fournisseurs (électricité, gaz, entretien, sécurité, EPI...)
- Gérer les contrats d'entretien des tenues de travail
- Optimiser les coûts et renégocier les contrats
5. Achats et logistique
- Gérer les achats groupe non liés à la production (fournitures, mobilier, EPI, consommables...)
- Gérer les commandes liées à l'activité commerciale et à la communication
- Assurer la gestion des stocks de fournitures
- Gérer les ouvertures de comptes fournisseurs
6. Support à la croissance externe
- Participer aux projets de croissance externe sur le volet services généraux
- Intégrer les nouvelles entités dans les contrats groupe
- Harmoniser les pratiques entre les différentes sociétés
7. Suivi juridique
- Initier et suivre les procédures juridiques du groupe
- Collaborer avec les avocats représentant le groupe
- Assurer le suivi des dossiers contentieux
8. Onboarding / Offboarding des salariés
- Assurer l'accueil logistique des nouveaux salariés (véhicule, badge, EPI, bureau...)
- Coordonner le processus d'intégration avec les services RH et SI
- Gérer la restitution des équipements lors des départs
9. Budget et coûts
- Participer à l’élaboration du budget des services généraux (entretien, travaux, prestations, fournitures, consommables)
- Suivre les dépenses réelles
- Proposer des actions de réduction de coûts et d’optimisation (regroupement de contrats, mutualisation des moyens, amélioration de l’efficacité énergétique)
Votre profil
Bac +3 à Bac +5 en gestion, administration, immobilier, facility management ou équivalent.
Expérience significative dans la gestion des services généraux, la maintenance d’infrastructures ou le facility management.
Vos atouts pour réussir
Compétences techniques et transversales
- Gestion de flotte automobile
- Connaissance de la réglementation bâtiments et sécurité
- Gestion immobilière et suivi de travaux
- Gestion des contrats et assurances
- Maîtrise des outils bureautiques
- Gestion budgétaire
- Négociation avec les prestataires et fournisseurs
- Gestion de proje
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