RESPONSABILITÉS :
I. COORDINATION DES SECRETARIATS MEDICAUX
• Missions:
Planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité, à la qualité des prestations fournies et au respect des bonnes pratiques.
II. COORDINATION DES ARCHIVES HOSPITALIERES
• Missions :
Mettre en œuvre la politique d'archivage, en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.
III. Activités spécifiques :
- Gérer les stocks de matériels (magnétophone, pédalier, dictaphone, casque) et demander les réparations au prestataire extérieur. Evaluer le besoin en matériel à acheter et à renouveler en lien avec le service économique.
- Gérer l'attribution des licences pour la reconnaissance vocale et former le personnel médical
- Participer au COPIL E-RDV, COPIL DPI
- Participer et contribuer à la mise en œuvre et au suivi des actions du COPIL CIV (référent identitovigilant suppléant)
- Distribuer les abonnements de la bibliothèque médicale
Ces missions peuvent évoluer selon les besoins et/ou du projet d'établissement.
PROFIL RECHERCHÉ :
Profil recherché :
• Qualifications : BAC science médico-sociale, formation dans le domaine médical ou du secrétariat
• Savoir-faire attendus :
POUR LA COORDINATION DES SECRETARIATS MEDICAUX
• Analyser et optimiser un / des processus
• Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
• Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels
• Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence
• Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
• Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence
• Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
• Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
• Traduire les orientations, plans d'actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes
POUR LA COORDINATION DES ARCHIVES HOSPITALIERES
· Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence
· Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs
· Identifier les fonds d'archives à collecter
· Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
· Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
· Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
· Traduire les orientations, plans d'actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes
· Utiliser les logiciels métier
• Savoirs : bureautique, codage des actes, communication/relations interpersonnelles, conduite au changement, droit des usagers du système de santé, management, organisation et fonctionnement interne de l'établissement, réglementation des archives, risques et vigilances, secrétariat, vocabulaire médical
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