Sous l'autorité de la directrice, en lien fonctionnel direct et avec l'ensemble de l'équipe (16 salariés), et en collaboration étroite avec les partenaires, l'assistant.e administratif.ve met en oeuvre et développe les activités suivantes :
Activités principales :
Secrétariat et logistique
-Accueil du public sur rendez-vous et permanence téléphonique, information et orientation du public vers leurs interlocuteurs en interne et en externe (intervenants, partenaires, etc.)
-Traitement du courrier et des emails
-Rédaction, saisie et mise en forme de documents divers
-Logistique et intendance : locaux, matériel, fournitures, informatique etc.
-Planification et organisation de rendez-vous, réunions, en lien avec le fonctionnement ou la vie associative
-Mise en ligne de l'annuaire, des évènements de l'agenda et des offres d'emploi sur le site internet
-Participation à l'organisation de séminaires ou évènements divers liés à l'activité
-Assistance technique aux membres du conseil d'administration et de l'équipe
Appui comptabilité/RH
-Préparation des bons pour accord et factures en vue du traitement comptable : imprimer, scanner, trier, classer
-Suivi et préparation des règlements des fournisseurs et prestataires
-Appui à la gestion des ressources humaines : aide au suivi des congés, des contrats, etc.
Activités secondaires :
En soutien au chargé.e de projet organisateur.trice d'ateliers :
-Gestion logistique : réservation de la salle et du matériel
-Gestion des demandes d'inscriptions : envoyer les confirmations, les convocations, les informations utiles
-Gestion administrative et démarche qualité : envoyer les attestations de présence, scanner et classer les émargements, compléter le tableau reporting Tous participants
-Communication autour des ateliers sur notre site des évènements
En soutien au référent pédagothèque et/ou chargé.e de projet :
-Remise et restitution des outils empruntés
-Mise à jour du tableau de suivi des emprunts
Activités transversales :
-Appuyer tout autre membre de l'équipe selon les besoins pour assurer le bon fonctionnement de la structure : suivi et évaluation des activités (agrément Qualiopi, outils reporting, rapport d'activité, bilan de communication) ; démarche qualité, diffusion de ressources et de supports d'information, etc.
-Suppléer un autre membre de l'équipe support selon les besoins pour assurer le bon fonctionnement de la structure relatif à : la démarche qualité, diffusion d'information, gestion administrative et financière, gestion des locaux etc.
Spécificités du poste :
-Accompagnement de l'apprenti en formation de BTS - Support à l'action managériale sur ses missions et activités en secrétariat et administration
Compétences et connaissances :
-Bonne expression écrite et orale du français
-Maitrise de l'outil informatique
-Connaissance ou intérêt pour la comptabilité : possibilité de formation pour la saisie comptable
-Connaissance ou intérêt pour les Ressources Humaines : possibilité de formation pour l'appui à la gestion des RH (suivi des congés, des contrats, .)
Qualités :
-Excellentes qualités relationnelles et sens de l'écoute
-Aptitudes au travail en équipe
-Faculté d'adaptation et de réactivité
-Autonomie, rigueur et méthode
Caractéristiques du poste
-Contrat à durée indéterminée (CDI)
-Temps plein - 35h/semaine. Les horaires habituels de travail, en dehors des missions, sont fixés comme suit : lundi, mardi et jeudi de 7h30 à 16h (avec une pause de 30 minutes pour le déjeuner), mercredi et vendredi de 7h30 à 13h
-Rémunération à partir de 2 235 € brut par mois selon diplôme et expérience professionnelle (selon grille « technicien supérieur » - Non-cadre - coefficient minimum 434 - Convention Collective Nationale du Travail 1966)
-Poste basé à Cayenne
-Déplacements occasionnels possibles sur l'ensemble de la Guyane
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