Adjoint admnistratif en charge de la communication des dossiers patients voiron - h/f

Le poste

Secteur : Direction des Affaires Juridiques et des relations avec les usagers, Direction Logistique

Domaine : Affaires juridiques et relations usagers, Direction Logistique

LOCALISATION

CHU Grenoble Alpes : hôpital de Voiron, avec exercice possible à Grenoble (travail en lien avec l’équipe de Grenoble)

CONDITIONS D’EXERCICE

- Horaires : 08h30-16h20 du lundi au vendredi.

- Astreintes : néant

GRADE ET TEMPS DE TRAVAIL

Grade : adjoint(e) administratif(ve)

Temps de travail : 100% Poste à temps plein

MISSIONS :

Demandes de communication des dossiers médicaux

1. Réception des demandes émanant des patients ou de leur famille (ayant droit, parents, tutelle…)
2. Retour fait à ces demandes expliquant la procédure à suivre (pièces à fournir notamment)
3. Validation de la demande (ou demande d’éléments complémentaires) – être attentifs aux documents transmis
4. Recherche des différents services dans lesquels le patient a séjourné dans le logiciel en vigueur (Cristal ou autre logiciel). Des vérifications sont indispensables car les informations données par les demandeurs sont souvent imprécises (ex : uniquement l’année d’hospitalisation)
5. Transmission de demandes aux services concernés (secrétaire référente ou secrétaire dédiée) via le logiciel Qualnet (saisie des informations + scan à joindre à la demande)
6. Gestion des appels téléphoniques des demandeurs souhaitant connaître la procédure de transmission du dossier médical ou pour le suivi de leur demande (Cellule de communication du dossier médical 04 76 15 61 93)
7. Gestion des demandes de dossiers anciens (recherche du service, échanges avec les patients pour essayer d’obtenir des informations etc.)
8. Accueil physique des personnes souhaitant obtenir la communication d’un dossier médical dans le cadre ou non d’une urgence
9. Gestion des demandes émanant du CNAOP (accès aux origines personnelles), de l’ONIAM (indemnisation des accidents médicaux)
10. Gestion des courriels adressés (très variés)
11. Etablir un bilan régulier des demandes de dossier patients
12. Participer à toute évolution de la procédure (si besoin)

Archives

13. Gestion des dossiers à archiver (numérotation des nouveaux dossiers, archivage et mise à disposition des secrétariats médicaux, réactualisation des dossiers retournés et rangement).
14. Livraison des dossiers demandés dans les secrétariats médicaux.
15. Classement et rangement de documents dans les dossiers.
16. Gestion et livraison des stocks de fournitures.
17. Réception des consultants de dossiers et sorties des dossiers (médecins pour thèses, infirmière hygiéniste, registre du cancer, organismes de sécurité sociale…)
18. Surveillance des doublons, en lien avec le B.D.E.

Déclaration en assurance des contentieux matériels

Déclarer les pertes matérielles des sites de Voiron et Grenoble sur le site de l’assurance du CHU, en lien avec les autres professionnels de l’équipe direction juridique usagers :

19. Recueillir les inventaires et rapports incidents
20. Déclarer les sinistres
21. Suivre les dossiers et demander les pièces justificatives aux patients en vue de leur dépôt sur le site
22. Mettre à jour le tableau de suivi

Autres missions - adaptabilité

Une capacité d’adaptation est importante pour ce poste Les missions peuvent évoluer en fonction de l’évolution de la réglementation et des besoins de l’hôpital.

Profil recherché

COMPETENCES SPECIFIQUES DEMANDEES

Respect du secret professionnel, de l'obligation de discrétion professionnelle et des règles de confidentialité.

- Appétence à travailler dans le milieu hospitalier

- Organiser et prioriser les activités du poste

- Capacités relationnelles

- Faculté à établir un dialogue professionnel avec les usagers

- Dynamisme, engagement, et force de propositions

Utilisation des outils informatiques :

· Logiciel Cristal-link, SWAP, Easily

· Logiciel QUALNET

· Outils bureautiques

RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE

Relations hiérarchiques :

Le directeur juridique et relations usagers

Le directeur Achat, Equipements et Logistique

L’ingénieur responsable du département logistique et transport

Relations fonctionnelles :

Services de soins

Equipe direction des Affaires juridiques et des usagers

Direction Achat, Equipements et Logistique

Direction des Services Numériques