À propos de nous
Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités… Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités.
Mission
Vos missions principales
1. Gestion documentaire et structure projet
* Mise en place et suivi de la structure documentaire du projet (plan de classement, arborescence informatique, conventions de nommage).
* Réception, enregistrement, traitement, diffusion et classement des documents entrants et sortants.
* Contrôle qualité des documents (vérification du formalisme, cohérence, versions, signatures).
* Suivi des itérations et des workflows de validation.
* Gestion du référentiel documentaire et mise à jour des bases de données associées (Excel, GED, SharePoint…).
2. Suivi opérationnel et reporting
* Mise en place et suivi d’indicateurs de pilotage documentaire.
* Gestion des alertes liées à la production ou la diffusion des livrables.
* Appui à la planification et au suivi de l’avancement des documents.
* Proposition et mise en œuvre d’actions d’amélioration continue sur les processus documentaires.
3. Support technique et logistique
* Appui logistique à l’équipe projet (réunions, déplacements, commandes, suivi administratif).
* Gestion de la boîte mail projet et coordination des échanges avec les différents acteurs.
* Interface quotidienne entre les chefs de projet, l’équipe technique et les interlocuteurs externes.
Profil
* Formation : Bac +2 minimum (Assistanat technique, Gestion documentaire, Secrétariat de direction, ou équivalent).
* Expérience : Expériences significatives dans des fonctions similaires au sein d’environnements techniques ou industriels (ingénierie, énergie, BTP, nucléaire…).
* Compétences techniques :
o Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
o Connaissance des outils de gestion documentaire et/ou GED.
o Bonne culture du travail en mode projet.
* Qualités personnelles :
o Sens aigu de l’organisation et rigueur méthodologique.
o Esprit d’analyse et de synthèse développé.
o Très bon relationnel et capacité à interagir avec différents niveaux d’interlocuteurs.
o Autonomie, réactivité et esprit d’équipe.
o Capacité d’animation et de coordination au sein d’un collectif pluridisciplinaire.
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