Assistant de direction h/f

Lagardère Travel Retail est l’un des leaders mondiaux du Travel Retail, au service des passagers dans les aéroports, les gares et autres concessions dans 42 pays. L'une des deux divisions du groupe Lagardère, Lagardère Travel Retail répond aux besoins des passagers et des concédants de façon holistique à travers un réseau de plus de 5 000 points de vente Travel Essentials, Duty Free & Fashion et Foodservice. Le groupe a établi une feuille de route RSE ambitieuse, nommée PEPS (Planet.Ethics.People.Social), afin de contribuer à la construction d’une industrie plus durable. En 2023, Lagardère Travel Retail a réalisé un chiffre d'affaires de 6.6 milliards d'euros.

Si vous êtes prêt à explorer « A World Connected », rejoignez-nous en tant que futur Assistant(e) de Direction H/F !

Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction H/F rattaché.e au CFO Groupe, vous assisterez personnellement le CFO Groupe et son équipe.

Votre rôle et vos missions :

Assurer l’assistanat du membre de la Direction auquel il/elle est rattaché/e

* Gérer le planning et l’agenda
* Organiser/préparer/contribuer aux réunions
* Organiser les déplacements et assurer les réservations pour les voyages (taxi, vols, hôtels, etc.)
* Participer à l’accueil des visiteurs le cas échéant (café, plateaux repas, etc.)
* Assurer la saisie des notes de frais (pour les N-1 de Comex uniquement)
* Rédiger les comptes-rendus des réunions d’équipe

Assurer l’assistanat de l’équipe ou d’une partie de l’équipe du membre de la Direction

* Participer à l’organisation d’évènements internationaux organisés par la Direction Finance : préparation de l’agenda, communications aux participants, organisation des aspects logistiques et coordination générale ; participation à des tâches d’animation des évènements en cas d’intérêt pour ce type de tâche
* Prendre en charge l’organisation de certains déplacements des équipes (réservations de vols, hôtels, etc.)
* Participer à l’organisation d’évènements d’équipes
* Faciliter la préparation de l’arrivée des nouvelles recrues de l’équipe (matériel informatique, planning d’intégration, etc.)

Assistance juridique

* Suivre les formalités juridiques pour les documents officiels avec les prestataires agréés (notaires, sociétés de traduction, etc.). Coordonner la réalisation des formalités nécessaires en fonction des pays : traductions assermentées, certifications de signature, apostilles et autres légalisations
* Piloter l'outil de suivi des sociétés du groupe : actualisation des données pour les entités juridiques étrangères dans l’outil de gestion juridique. Interface avec les filiales pour garantir l'exactitude des données
* Assurer le reporting assurances : collecte des données auprès des filiales et consolidation pour remontée au Groupe.

Réaliser des activités de gestion administrative et budgétaire

* Assurer le suivi du budget et le traitement des factures
* Assurer la gestion des bons de commandes
* Assurer la gestion des contrats fournisseurs

Et si on parlait de vous ?

* Vous êtes issu(e) d’une formation en école de commerce ou titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2, et vous justifiez d’une expérience d’au moins cinq ans dans un poste similaire.
* Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez gérer efficacement votre temps et vos priorités.
* À l’aise avec les outils bureautiques, vous maîtrisez Excel et PowerPoint, et idéalement SAP.
* Votre aisance rédactionnelle vous permet de produire des documents clairs et précis.
* Doté(e) d’un bon niveau d’anglais, vous êtes capable d’évoluer dans un environnement international.
* Au-delà de vos compétences techniques, votre dynamisme et votre proactivité vous permettent d’anticiper les besoins et de proposer des solutions adaptées.
* Autonome, vous savez prendre des initiatives tout en respectant la confidentialité des informations sensibles auxquelles vous avez accès.
* Votre esprit d’équipe, votre sens du service et votre bienveillance font de vous un(e) interlocuteur(trice) apprécié(e), capable de créer des relations de confiance avec vos collaborateurs.
* Votre excellent relationnel et votre aisance en communication vous permettent d’interagir efficacement avec différents interlocuteurs.

Chez Lagardère Travel Retail, nous avons à cœur de favoriser l'inclusion au sein des équipes, et de rendre le processus de recrutement fluide et accueillant pour chacun·e :

* 🌍 On agit pour l’égalité entre les femmes et les hommes, contre toute forme de discrimination ou harcèlement.
* 🌟 On agit pour l’égalité des chances et l’inclusion de tous et toutes.
* ♻️ On agit pour réduire notre impact environnemental.

Si vous êtes prêt·e à relever des défis stimulants au sein d’une entreprise mondiale de renom, favorisant l' agilité, l' innovation et l' esprit d'équipe, ne laissez pas passer cette opportunité !

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