Description du poste
Tâches administratives
1. Répondre aux demandes et sollicitations des familles
2. Suivre l'agenda de la Direction avec prise de rendez-vous et envoi des invitations
3. Mettre à jour mes registres « entrées et sorties »
4. Rédiger les notes de service, les ordres du jour des réunions et les comptes rendus
5. Mettre à jour le tableau de suivi des réclamations
6. Planifier les réunions annuelles du CODIR
7. Planifier les réunions annuelles du COPIL Qualité et du Conseil de la Vie Sociale
8. Réserver les salles et effectuer les convocations pour le COPIL Qualité et le Conseil de la Vie Sociale
9. Effectuer le classement et l'archivage des différents documents administratifs
Admissions
10. Etablir les habilitations via-trajectoire
11. Suivre les dossiers sur via-trajectoire
12. Suivre le nombre de résidents pour anticiper les futures entrées
13. Préparer les dossiers éventuels pour les futures admissions pour le CODIR
14. Organiser les pré-admissions
15. Remettre les dossiers d'entrée - à constituer en amont
16. Informer les équipes
17. Saisir les éléments sur Netfactu
Facturation
18. Saisir les éléments relatifs aux dépenses de sécurité sociale rattachées au budget soins
19. Etablir la facturation des frais de séjour (Payant, Aide sociale, APA hors département)
20. Effectuer les courriers aux notaires pour les décès
21. Effectuer la révision annuelle du GIR
22. Mettre à jour les tarifs selon le nouvel arrêté tarifaire
23. Effectuer le suivi comptable
24. Renseigner le tableau d'activité pour le contrôle de gestion
25. Suivre les impayés et faire les relances
26. Etablir les attestations fiscales annuelles
Régie
27. Effectuer les états de régie mensuels
28. Compter la caisse chaque fin de mois
29. Suivre l'argent de poche pour les résidents
PAP Contrôle de gestion - Commissaires aux comptes
30. Fournir les fichiers résidents et les fichiers de facturation
31. Déposer les éléments justificatifs
32. Contrôler un autre établissement
Profil recherché
Vos compétences
33. Faire preuve de disponibilité et rendre compte à sa hiérarchie
34. Faire preuve d'initiative et être force de proposition
35. Savoir travailler en équipe
36. Connaître les règles de facturation en EHPAD
37. Connaître et maîtriser les outils informatiques et bureautiques
38. Connaître et appliquer les règles de classement et de l'archivage
39. Connaître et respecter les règles de confidentialité liées à son activité
40. Evaluer les situations, choisir les priorités, planifier et gérer les échéances
41. Etre un bon communiquant : transmettre et coordonner les informations
La connaissance et maîtrise du logiciel Netsoins serait un plus.
Votre formation
BTS Support à l'Action Managériale
Expérience dans le secrétariat
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