Gestionnaire d'administration des ventes f/h

Description du poste

Rattaché·e à la Direction Commerciale, vous jouez un rôle clé alliant administration des ventes et assistanat commercial. Vous êtes un soutien direct aux équipes commerciales et un point central de coordination avec les services internes (logistique, finance, gestion de projet, compliance).

Votre mission est d’assurer un traitement fluide et rigoureux des commandes, tout en contribuant activement au suivi commercial et à la relation client.

Vos missions principales seront:

* Gestion des commandes clients
o Réception et enregistrement des commandes.
o Vérification de la conformité : prix, conditions commerciales, délais et adéquation avec le devis transmis au client.
o Alimentation rigoureuse de l'ERP : création de l’affaire, saisie de la vente (code produit, délais...)
o Envoi de l’Accusé de Réception de Commande (ARC).
o Mise en place éventuelle de Lettres de Crédit avec la finance.
* Suivi logistique et livraisons
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o Vérification des Incoterms selon les règles établies.
o Coordonne l'information entre la logistique, le client et le chef de projet/superviseur d'affaire
o Gestion des retards et litiges de livraison : rôle de point d’entrée client et transmission aux équipes internes.
* Facturation et suivi des paiements
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o Émission des factures et avoirs.
o Suivi des encaissements avec la comptabilité.
o Relance des impayés.
* Assistanat commercial & relation client
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o Support administratif et opérationnel aux équipes commerciales.
o Préparation de documents commerciaux et d'études adhoc
o Pour les produits sur étagère, fourniture d’informations sur prix, délais, disponibilités, en coordination avec les services internes.
o Support aux commerciaux sur les Incoterms
o Gestion des réclamations clients (facturation, litiges transport) sur les produits sur étagère, en coordination avec la logistique.
* Administration et reporting
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o Mise à jour des bases clients, historiques de commandes, et données dans le CRM (Hubspot).
o Production de tableaux de bord : ventes, forecasts, délais.
o Application des procédures commerciales et légales (avec support de la compliance).
o Vérification du document relatif à la marge brute.