Adjoint (e) à la responsable d'un secteur spécialisé dans la correspondance de ministres h/f

Description du poste

En sa qualité d'adjoint(e), l'agent animera l'équipe de gestionnaires courrier en collaboration avec la responsable de secteur qu'il remplacera lors de ses absences en assurant l'intérim pour les missions et activités suivantes :
- Suivi des tableaux de bord mis en place pour le suivi de l'activité du secteur
- Réponse aux questions posées par les cabinets et/ou les directions dont le secteur assure le suivi des dossiers
- Etude des consignes formulées par les cabinets ministériels
- Prise en charge des demandes formulées par les cabinets et notamment des publipostages
- Veille à la qualité de la relecture et à la mise en forme des courriers avant transmission aux cabinets
- Réception / attribution des courriers aux gestionnaires courrier via l'application spécifique métier ""Elise"" et suivi de la procédure de visa et de signature en liaison avec les cabinets
- Saisine des directions compétentes pour projet de réponse sur le fond de la demande et relances éventuelles
- Mise en forme des projets de réponse ou des réponses types en fonction du protocole de chaque ministre
- Réorientation de l'intervention le cas échéant
- Expédition des courriers
- Classement et archivage
- référent ""Elise"" en charge notamment des formations des collaborateurs et des assistants en cabinets
Les secteurs de la correspondance du Bureau des Cabinets sont susceptibles de connaître des évolutions d'organisation et de fonctionnemen, tant en ce qui concerne leurs attributions respectives (en fonction de la structure du Gouvernement ou pour faire face à un déséquilibre ponctuel de la charge de travail de l'un ou l'autre des secteurs) qu'en ce qui concerne les méthodes de travail (évolution progressive vers la dématérialisation du traitement du courrier).

Conditions d'exercice particulières

Pics lors des remaniements ministériels
Pics saisonniers
Permanences jusqu’à 18 heures

Description du profil recherché

Le ou la titulaire doit maîtriser les règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe et avoir une bonne connaissance des outils bureautiques.
En outre, il ou elle doit être capable de hiérarchiser et d'organiser ses tâches afin de respecter les délais.
De plus, le ou la candidat(e) doit avoir des appétences au management et au contrôle.

Temps Plein

Oui

Autres

Poste ouvrant droit à la NBI

Non

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Contrôler
4. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
5. SAVOIR-FAIRE - Manager
6. SAVOIR-FAIRE - Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
7. SAVOIR-FAIRE - Rédiger
8. SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
9. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
10. SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation
11. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
12. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

Spécialisation

Formations générales

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé