Le Greta des Yvelines, organisme de formation pour adultes, recherche un ou une assistant (e) de formation. Bras droit dans la gestion administrative des formations, avec pour nature le sens du service, et des capacités d'adaptation permettant de relever des challenge en équipe, l'assistant (e) assure des tâches quotidiennes variées. Le Greta met en place des formations conventionnées par les financeurs publics pour les demandeurs d'emploi, des formations pour les salariés (en poste et contrat d'apprentissage).
L'assistant(e) a pour mission de :
Appuyer administrativement les coordinateurs dans la mise en oeuvre administrative des formations : constitution des bases de données, envoi des convocations aux futurs bénéficiaires de formation, éditions des conventions de formation, de stage en milieu professionnel, courriers divers (suivi des absences par exemple)
Constituer et contrôler les dossiers de formation : convention, feuilles d'émargement, tableau des heures de service fait des bénéficiaires de formation, et dossiers de financement avant la transmission aux services comptables de la structure,
Saisir les données sur les différentes plate forme collaboratives obligatoires Kairos, Défi ASP, Transitions pro, dans les délais impartis, pour les différents types de bénéficiaires de formation (demandeurs d'emploi, salariés,..),
Encadré par les certifications Qualité de la structure, l'assistant (e) veille au bon respect des process internes de mise en forme, classement, rangement des documents, afin d'en assurer la traçabilité nécessaire,
L'assistant(e) participe aux rendez vous de travail avec les équipes, autant que de besoin,
Poste pour lequel il est nécessaire de respecter les procédures des financeurs (OPCO, Région Ile de France, Actions de formation conventionnées par le Pole Emploi, ou individuels payants), afin que les éléments de facturation puissent être traités par les services comptables avec efficience,
Expérience souhaitée dans le tertiaire, niveau CAP BEP, avec une aisance bureautique indispensable (publipostage, Base de données,...), des qualités de rigueur, d' organisation face à des tâches et des interlocuteurs multiples, des échéances à respecter, esprit d'équipe et d'adaptation.
Un tutorat est assuré pour la prise en main du poste, par les collaborateurs en place dans la structure.
CDD, temps complet (entre 35 et 39h au choix du salarié), ou temps partiel. Salaire défini en fonction de la grille indiciaire (diplôme et expérience professionnelle) de catégorie B ou C, possibilité de télétravail dans la limite d'une journée par semaine, après la période d'essai, et opérationnalité confirmée.
Bonne maîtrise des outils bureautique est attendu.
Connaissance de l'ERP Yparéo serait un plus
Durée du contrat : 1 an
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