Assistant(e) de direction

Idéalement situés aux portes de Paris en bordure du bois de Vincennes dans un cadre historique et verdoyant, les Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne (HPEVM) site Saint-Maurice, sont dédiés aux soins de suite et réadaptation adulte et enfant (filières neurologie, locomoteur et gériatrie), à la prise en charge en psychiatrie et pédopsychiatrie, à la gynécologie/ obstétrique/ néonatologie et au traitement de l?insuffisance rénale chronique. Ils emploient environ 2412 agents (dont 246 personnels médicaux). Le site hospitalier basé à Saint-Maurice dispose également de structures extra-hospitalières sur les 1er, 2e, 3e, 4e, 11e et 12e arrondissements de Paris ainsi que dans 16 villes du Val-de-Marne. L?établissement est aisément accessible\?: Bus 111-77-325-24 - Métro Ligne 8 Charenton-Ecoles\?-\? A4 sortie Saint-Maurice ? parking réservé aux agents. Les HPEVM (site Saint-Maurice) sont un hôpital à taille humaine engagé dans une dynamique collective\?: des projets innovants pour nos patients, un plateau technique spécialisé SSR performant, des équipes pluridisciplinaires, de nombreux groupes de travail transversaux, une attention particulière à la formation et à l?accueil des professionnels avec un tutorat infirmier, participation à de nombreux événements professionnels (colloques, conférences, séminaires?) et aux actions de prévention (semaine de la sécurité du patient, semaine du rein, SISM?), développement des actions d?enseignement, de recherche et de publications scientifiques Pourquoi venir travailler aux Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne (Site Saint-Maurice)\?? Les Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne s'investissent dans le maintien et le développement des compétences de leurs professionnels, avec la mise à disposition chaque année d'un important calendrier de formations, l'accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels. \? Missions générales\?: assurer le secrétariat de la Direction des Achats, de l?Hôtellerie et de la Logistique, et des Régies L?assistant(e) de direction organise pour le Directeur, la réception, le traitement et la circulation de l?information, des documents et des communications liées au service ou suivi des dossiers.\? Il est également chargé de la tenue de l?agenda, de l?organisation des réunions et de la gestion des déplacements professionnels du Directeur de la DAHL et de son adjointe. Il prépare et assure la diffusion des notes d?informations relatives à la DAHL, encadre la secrétaire de la DAHL et assure toute autre mission qui pourrait lui être confiée. Activités précises\?: Accueil physique\? Réception et traitement du courrier de la direction Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques Réservation des salles de réunion Création et diffusion de documents, de dossiers\? Organisation de réunions, visites, conférences, événements, missions\? Rédaction et mise en forme de notes, documents, rapports, notes de synthèse Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)\? Prise de rendez-vous / gestion des agendas\? Commandes mensuelles de fournitures de bureau pour la direction \? Connaissances requises Maîtrise de l?outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) et bureautique (gestion des fichiers) Techniques de secrétariat (classement, archivage) Usage des outils de communication (messagerie électronique) Techniques d?accueil Qualités rédactionnelles (maîtrise de l?orthographe, syntaxe) \? Compétences et qualités requises Qualité relationnelles\?: sens de l?écoute, diplomatie, courtoisie Sens de l?organisation\?: capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle Capacité d?adaptation\?: réactivité, capacité à gérer les situations d?urgence, résistance au stress Capacité d?autonomie\?: sens de l?initiative, anticipation Respect de la confidentialité\?: secret professionnel, discrétion Travail en équipe Esprit d?équipe, polyvalence Ponctualité, disponibilité \? \? \? Profil recherché\?: Formation en secrétariat et gestion administrative BTS assistante de direction Expérience professionnelle similaire d?au moins 24 à 36 mois \? \? Spécificités du poste et conditions de travail : Emploi de catégorie B ou C de la filière administrative Horaires de travail à définir du lundi au vendredi Travail prolongé sur écran