Chef de service reprographie et administration fonctionnelle

Détails de l'offre

Famille de métiers Architecture, bâtiment et logistique > Logistique et maintenance des moyens techniques Grade(s) recherché(s) Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe
Ingénieur
Ingénieur principal
Ingénieur hors classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Oui Descriptif de l'emploi Le Service Reprographie et Administration Fonctionnelle s’intègre au sein de la Direction des Moyens Généraux (DMG) de la Région Grand-Est. La DMG a pour mission de mettre à disposition des espaces de travail adaptés, sécurisés et conviviaux tout en participant à des projets structurants dans la vie quotidienne des agents. Elle œuvre ainsi dans un souci de respect des normes en matière d’hygiène, de sécurité et d’environnement, de maîtrise des coûts et d’amélioration de la qualité des services rendus. La DMG répond aux besoins et sollicitations sur les 5 axes suivants :
- L’Archivage et la Stratégie de l’Information
- L’Administration Fonctionnelle et la Reprographie
- Les Déplacements et le Parc auto
- L’Appui opérationnel
- La Maintenance et la Sécurité des bâtiments

C’est au sein de cette organisation que s’intègre le Service Reprographie et Administration Fonctionnelle. Ce dernier est composé de 13 agents répartis en 2 pôles distincts : le pôle Reprographie et le pôle Administration fonctionnelle.


Tout en assurant la gestion quotidienne de ses équipes et de la vie de son Service, le Chef de Service Reprographie et Administration Fonctionnelle est garant de la bonne gestion de :
- L’administration fonctionnelle : parapheur électronique, contrôle des accès, gestion des cartes multi-services, gestion signatures électroniques.
- La reprographie : réalisation, impression et livraison des livrables
- La représentation de la DMG sur site de Châlons-en-Champagne : est l’interlocuteur privilégié des Services du site de Châlons-en-Champagne sur le champ d’intervention de la DMG (déménagements, événements, visites protocolaires, etc). Missions / conditions d'exercice Au quotidien, vous serez en charge :


Du management des équipes :
- Animer, organiser et encadrer un service de 13 agents (temps de travail, évaluation, formation)
- Motiver, responsabiliser, valoriser ses collaborateurs et favoriser la prise d’initiative
- Adapter son management aux situations et aux agents
- Planifier l’activité de l’équipe
- Coordonner et piloter les activités et projets menés par l’équipe encadrée


De la gestion du service :
- Être responsable de la répartition des ressources et des moyens dans le service
- Participer à la réflexion stratégique du Service et de la DMG
- Élaborer et mettre en œuvre des projets de service et/ou transversaux, en cohérence avec la stratégie de la collectivité
- Proposer et/ou mobiliser les ressources nécessaires pour mettre en œuvre les objectifs stratégiques et opérationnels
- Participer à la préparation du budget prévisionnel de la direction et en être responsable concernant son exécution


De la représentation et la communication :
- Assurer l’interface et être le garant de la bonne communication avec les partenaires
- Favoriser la coopération dans et entre les services
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Suppléer le Directeur pendant une période donnée Profils recherchés SAVOIR :
- Technique d’organisation et de planification du travail
- Technique du management
- Technique d’animation d’équipe
- Technique de résolution de conflits et de médiation
- Outils de travail collaboratif
- Organisation de la collectivité
- Notions de marchés publics est un plus


SAVOIR-FAIRE :
- Aptitudes relationnelles
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Capacité à travailler en transversalité
- Diffusion et transmission d'informations
- Appétence pour les outils numériques/ logiciels
- Maitrise des outils bureautiques (suite office)


SAVOIR-ETRE :
- Autonomie
- Force de proposition
- Réactivité
- Rigueur et précision
- Capacité à travailler en équipe
- Sens du contact
- Disponibilité
- Attitudes de service
- Diplomatie
- Gérer l’imprévu
- Prise de décision/leadership