Agent d'accueil hôtel de ville (h/f) - le pré-saint-gervais

Vos missions en quelques mots Sous la responsabilité du Directeur des affaires générales, de l’état civil, du cimetière et des archives, au sein d’une équipe de 10 personnes, vous êtes chargé.e d’assurer en binôme le premier accueil de l’hôtel de ville. • Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers ou rendez-vous extérieurs, en identifiant et ciblant les demandes, • Renseigner et orienter le public vers les services et/ou interlocuteurs concernés, Faire patienter • Organiser les rendez-vous relatifs aux demandes d’actes d’état civil, titres d’identité, attestations, divers certificats et permanences du Point d’Accès au Droit ; • Vérifier si besoin les documents nécessaires à ces démarches ; • Assurer l’affranchissement du courrier sortant, réceptionner les colis et participer à la gestion des relations avec le prestataire de courrier ; • Alimenter et mettre à jour le guide interne de l’accueil (contacts, procédures, échanges d’information avec les autres accueils), se tenir informé.e des évolutions d’activité, d’interlocuteurs, de partenaires ; Activités secondaires : • Apporter un appui aux missions exercées par les agents de la direction, notamment en matière d’élections et de titres d’identité, mise sous pli, archivage; • Participer à la dynamique transversale du Groupe Accueil (formation et échange de pratiques entre les différents accueils de la collectivité). Profil recherché Compétences relationnelles : • Accueil et service public : Accueillir avec courtoisie en incarnant l’esprit du service public, • Écoute et analyse des besoins et attentes des usagers, • Gestion des situations complexes : désamorcer les éventuelles tensions et répondre aux réclamations avec professionnalisme • Communication claire et accessible : Expliquer les procédures et démarches parfois techniques Compétences administratives et techniques (acquises ou capacité à apprendre) • Maîtrise des procédures : Connaître et appliquer les démarches administratives (état civil, titres d’identité, formalités diverses) • Organisation et efficacité : Traiter les demandes avec méthode et réactivité, • Orientation et coordination : Guider les usagers vers les bons interlocuteurs et veiller à une liaison fluide • Respect de la confidentialité : Garantir la protection des données personnelles • Gestion des outils de communication : Assurer le suivi des échanges (standard, courriels) et maîtriser les logiciels dédiés (Outlook, Excel, Teams, Mes Démarches, etc.) Vos atouts professionnels : • Adaptabilité : Savoir s’ajuster à des profils d’usagers variés et à des contextes imprévus • Discrétion et éthique : Respecter les règles de confidentialité et préserver la confiance des administrés • Esprit collaboratif : Travailler en coordination avec les collègues et les services partenaires pour une prise en charge globale des demande • Connaissance de l’activité et de l’organisation d’une mairie, et d’une Direction des Affaires générales • Notions de médiation ou de gestion de conflit • Expérience dans le contact avec le public