Gestionnaire de scolarité hf - université toulouse jean jaurès

À propos de nous

Riche, plurielle et diverse, l’Université Toulouse - Jean Jaurès figure dans les meilleures universités françaises d’arts, lettres et langues et de sciences humaines et sociales, tant du point de vue de la formation que de la recherche…

Elle compte plus de 30 000 étudiants, plus de 2 100 personnels, 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT), 1 école interne et 1 INSPE et est présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).

Vous aurez la possibilité d’exercer votre activité au sein du pôle administratif en charge de la scolarité des étudiants dans l’un des 5 UFR, de l'Université Toulouse Jean Jaurès

UFR Sciences, Espaces et Sociétés (SES)

UFR Histoire, Arts et Archéologie (HAA)

UFR Langues, Littératures et Civilisations Étrangère (LLCE)

UFR Lettres, Philosophie, Musique, Arts du Spectacle et Communication (LPMASC)

UFR Psychologie

Vous serez sous l’autorité hiérarchique du · de la Responsable Administrati·f·ve du pôle et en lien direct avec les Responsables Pédagogiques des parcours et les enseignants


Mission

Vous serez amené.e à assurer les actes de gestion relatifs à la scolarité et à l’organisation des enseignements, contribuant ainsi à la mise en œuvre de l’offre de formation.



Vos principales activités consisteront à :



* Accueillir, informer et orienter les publics ( stagiaires, enseignants dans le respect des procédures (courriers électroniques, communication)

* Participer au processus des inscriptions administrative et pédagogique des étudiants, instruire les dossiers et en vérifier la recevabilité en lien avec les responsables pédagogiques

* Participer à la réalisation et au suivi de l'organisation des enseignements et du processus d'évaluation (organiser les sessions d’examens, collecter et traiter les résultats, assiduité)

* Contribuer à l'organisation des sélections pour les diplômes à accès sélectifs (recevabilité des dossiers, convocations, PV des commissions et jurys, publication des résultats, gestion des listes complémentaires

* Instruire et suivre les dossiers de conventions de stage

* Assurer la continuité de service en participant à l'ensemble des opérations de scolarité et en contribuant aux activités transversales du service de la scolarité ( classer, archiver les documents, saisis des Unités d’enseignement (sur KSUP)


Profil

Savoirs :

* Connaître la réglementation, le fonctionnement et l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche et de l’université

* Connaître les règles et les procédures liées à la scolarité



Savoirs faire :

* Exécuter des actes administratifs du domaine de la scolarité

* Savoir accueillir les différents publics, comprendre leurs demandes et savoir les diriger vers le bon interlocuteur

* Savoir travailler en équipe et en autonomie

* Savoir organiser son activité, hiérarchiser les tâches, respecter les délais et gérer les périodes de surcharge de travail

* Maîtriser les bases de l'environnement bureautique (Word, Excel, Adobe pro...)

* Connaître et potentiellement maîtriser les logiciels informatiques spécialisés : A POGEE, CELCAT, E CANDIDAT et FASIL



Savoir-être :

* Avoir le sens de l'écoute, être diplomate et respecter la confidentialité

* Être consciencieux,

* rigoureux, organisé et patient

* Gérer son stress en situation de pics d’activité

* Faire preuve d’un bon relationnel